Ürün
Personel takip programı ve PDKS sistemi
Tek sistemde puantaj programı, vardiya programı ve izin takip sistemi: giriş–çıkış kayıtları, saha ekibi için konum doğrulamalı mobil giriş, otomatik puantaj ve bordro hazırlığı. Kurulum gün ölçeğinde; ihtiyaç olursa üzerine size özel modül yazılır.
PDKS nedir, bu sistem tam olarak ne yapar?
PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), çalışanların işe geliş–gidiş saatlerini kayıt altına alan ve bu kayıtları puantaja çeviren sistemdir. Amaç sadece “kim geldi kim gelmedi” değil; fazla mesainin, geç kalmanın ve izinlerin hesaba doğru yansımasıdır.
Bu sistemde kayıt üç yolla oluşabilir: ofiste terminal/kart okuyucudan, bilgisayardan web arayüzüyle ya da telefondan konum doğrulamalı mobil girişle. Saha ekipleri, şantiyeler ve birden fazla lokasyonda çalışan şirketler için üçüncüsü belirleyicidir.
Kayıtlar otomatik olarak puantaja dönüşür: normal mesai, fazla mesai, geç kalma, eksik çalışma, izinli ve raporlu günler ayrı ayrı hesaplanır. Ay sonunda bordroya girecek veri elle toplanmaz — Excel’de yapılan toplama hatası bu aşamada biter.
Modüller: puantaj programı, vardiya programı ve izin takip sistemi
Hepsi tek sistemde, ortak personel kaydı üzerinde çalışır. İhtiyacınız olmayan modül açılmaz.
Giriş–çıkış (PDKS)
Günlük giriş ve çıkış kayıtları, gecikme ve erken çıkış tespiti, eksik kayıt uyarıları, elle düzeltme ve düzeltme geçmişi.
GPS konum doğrulama
Mobil girişte konum kontrolü. Belirlenen çalışma alanının dışından yapılan girişler işaretlenir; saha ve şantiye ekipleri için tasarlandı.
İzin yönetimi
Yıllık izin, mazeret, ücretsiz izin ve rapor türleri. Talep–onay akışı, kalan izin bakiyesi hesabı ve izin takvimi.
Vardiya planlama
Vardiya tanımları, haftalık plan, gece vardiyası ve hafta tatili kuralları. Plan ile gerçekleşen karşılaştırması.
Puantaj
Kayıtlardan otomatik aylık puantaj. Normal mesai, fazla mesai, eksik gün ve izin günleri ayrı ayrı; Excel’e dışa aktarım.
Bordro hazırlığı
Puantaj çıktısının bordroya hazır hale getirilmesi ve muhasebe tarafına aktarım.
Departman ve yetki
Departman ağacı, yönetici tanımı ve rol bazlı yetkilendirme. Yönetici yalnızca kendi ekibini görür.
Zimmet ve envanter
Personele verilen telefon, bilgisayar, araç ve ekipmanın kayıt altına alınması, teslim ve iade takibi.
Bildirimler
İzin talebi, onay, eksik giriş ve hatırlatma bildirimleri; yöneticiye özet bildirimler.
Çok şirketli yapı
Birden fazla şirket veya şube tek kurulumda, verileri ayrık biçimde yönetilir.
Mobil (PWA)
Uygulama mağazasından indirmeye gerek yok; telefonun ana ekranına eklenir, uygulama gibi çalışır.
Raporlar ve dışa aktarım
Devam, fazla mesai ve izin raporları. Tüm veriler Excel/CSV olarak dışa aktarılabilir.
Excel ile takip ve PDKS sistemi karşılaştırması
Excel ücretsiz görünür; maliyeti ay sonunda ortaya çıkar.
| Excel ile takip | PDKS sistemi | |
|---|---|---|
| Veri girişi | Elle, çoğu zaman ay sonunda toplu | Anlık, çalışan kendi kaydını oluşturur |
| Hata riski | Yüksek — formül ve kopyalama hataları fark edilmez | Düşük — hesap sistemde, kural bir kez tanımlanır |
| Fazla mesai hesabı | Elle, tartışmaya açık | Otomatik, kayda dayalı |
| İzin bakiyesi | Ayrı dosyada, çoğu zaman güncel değil | Anlık, çalışan da kendi bakiyesini görür |
| Geçmiş kayıt | Dosya sürümleri karışır | Değişiklik geçmişi tutulur |
| Saha personeli | Telefonla bildirim, doğrulanamaz | Konum doğrulamalı mobil giriş |
| Denetim | Kim ne zaman değiştirdi bilinmez | Kayıt ve düzeltme izleri saklanır |
| Aylık iş yükü | Saatler | Dakikalar |
Kimler kullanıyor?
Ortak nokta: çalışanın hep aynı masada oturmaması.
- Şantiye ve inşaat — birden fazla sahada çalışan ekipler, konum doğrulamalı giriş.
- Güvenlik ve temizlik firmaları — müşteri lokasyonlarında vardiyalı çalışma.
- Lojistik ve saha servisi — gün içinde birden çok noktada iş yapan ekipler.
- Perakende zincirleri — şube bazlı vardiya ve puantaj.
- Üretim tesisleri — vardiya devri, fazla mesai ve hafta tatili kuralları.
- Çok şubeli hizmet işletmeleri — merkezden tek ekranda takip.
GPS takibi: hukuki sınır neresi?
Bunu satış konusu yapmıyoruz, uyarı olarak yazıyoruz: çalışan konumu KVKK kapsamında kişisel veridir. Sürekli arka plan konum takibi, çoğu senaryoda ölçülülük ilkesini aşar ve hukuki risk üretir.
Bu yüzden sistem, varsayılan olarak sürekli takip değil, giriş–çıkış anında konum doğrulaması yapacak biçimde tasarlandı. Yani “gün boyu nerede” değil, “giriş yaptığı an iş yerinde miydi” sorusunu yanıtlar.
Kurulumda ayrıca şunları öneriyoruz: çalışanların aydınlatılması (hangi verinin neden işlendiğinin yazılı bildirimi), mesai dışında konum kaydı alınmaması ve verilerin saklama süresinin belirlenmesi. Bu maddeler talep halinde kurulum dokümanına eklenir.
- Ölçülülük: amaca ulaşmak için gereken en az veri toplanır.
- Şeffaflık: çalışan hangi verinin toplandığını bilir.
- Sınırlı saklama: konum kayıtları süresiz tutulmaz.
- Mesai sınırı: çalışma saatleri dışında konum kaydı alınmaz.
Kurulum nasıl ilerliyor?
İhtiyaç görüşmesi
Kaç personel, kaç lokasyon, hangi vardiya kuralları? Hangi modüllerin açılacağı belirlenir.
Kurulum ve tanımlar
Şirket, departman ve vardiya tanımları yapılır; personel listesi Excel’den toplu aktarılır.
Deneme dönemi
Sistem bir grup personelle denenir. Kurallar gerçek veriyle test edilir, gerekirse ayarlanır.
Yaygınlaştırma ve eğitim
Tüm personele açılır. Yöneticilere ve İK’ya kullanım eğitimi verilir.
Destek
İlk aylarda soru–cevap desteği; kural değişiklikleri ve yeni ihtiyaçlar için geliştirme.
Personel takip programı seçerken sorulacaklar
Bizden almasanız bile bu soruları sorun. Ayrıntılı anlatım: personel takip programı rehberi.
- Verilerimi dışa aktarabiliyor muyum? Aktaramıyorsanız o sistemden çıkışınız yok demektir.
- Fiyat neye göre artıyor? Personel başına mı, modül başına mı? Ekip büyüyünce maliyet nereye gider?
- Donanım zorunlu mu? Terminal alımı ciddi bir kalemdir; mobil giriş yeterliyse gerekmeyebilir.
- Vardiya kurallarım tanımlanabiliyor mu? Gece vardiyası, hafta tatili ve resmi tatil kuralları esnek mi?
- Yönetici sadece kendi ekibini görebiliyor mu? Yetki ayrımı yoksa tüm İK verisi herkese açık olur.
- KVKK tarafı nasıl ele alınmış? Konum verisi ne kadar tutuluyor, aydınlatma metni var mı?
Karar
Giriş kaydı nasıl alınmalı? Dört yöntem
Kayıt yöntemi hem maliyeti hem de sistemin gerçekten kullanılıp kullanılmayacağını belirler. Yanlış seçim, en pahalı hatadır.
| Yöntem | Donanım | Uygun olduğu yer | Zayıf yanı |
|---|---|---|---|
| Mobil + konum doğrulama | Yok | Saha, şantiye, çok lokasyon, servis ekipleri | Personel telefonu kullanımı için politika gerekir |
| Web arayüzü | Yok | Masabaşı çalışanlar, ofis | Konum doğrulaması yoksa başkası adına giriş yapılabilir |
| Kart / şifre terminali | Gerekli | Tek girişli fabrika, ofis binası | Kart unutulur, ödünç verilir; cihaz arızası kaydı durdurur |
| Parmak izi / yüz tanıma | — | Mesai takibinde kullanılamaz | KVKK 2026/921: açık rıza olsa dahi hukuka aykırı (R.G. 02.06.2026) |
⚠️ Biyometrik mesai takibi 2 Haziran 2026’dan bu yana hukuka aykırıdır (KVKK 2026/921) ve açık rıza bu sonucu değiştirmez. Elinizde parmak izi okuyucu varsa cihazı kart/şifre kipine almak çoğu modelde mümkündür. Ayrıntı: personel takip rehberi.
Senaryolar
Sektöre göre kurulum nasıl değişiyor?
Aynı yazılım, farklı kurallarla çalışır. Kurulumun asıl işi kuralları netleştirmektir.
İnşaat ve şantiye
Birden çok saha, sürekli değişen ekip. Kritik nokta: her şantiye için ayrı konum alanı tanımı ve taşeron personelin ayrı takibi. İnternet kapsama sorunu varsa çevrimdışı kayıt şart.
Güvenlik ve temizlik
Personel müşteri lokasyonunda çalışır. Vardiya devri, gece vardiyası katsayısı ve müşteri bazlı puantaj raporu öne çıkar; fatura kesimi bu rapora dayanır.
Lojistik ve saha servisi
Gün içinde birden çok noktada iş. Giriş–çıkış yerine iş başlangıç/bitiş mantığı ve görev bazlı süre takibi daha doğru sonuç verir.
Üretim
Vardiya devri kesintisiz olmalı; fazla mesai, hafta tatili ve resmi tatil katsayıları net tanımlanmalı. Puantaj doğrudan bordroyu belirlediği için kural hatası pahalıya patlar.
Perakende zinciri
Şube bazlı vardiya planı ve merkezden tek ekranda izleme. Şube müdürü yalnız kendi ekibini görmeli — yetki ayrımı burada zorunludur.
Ofis / hizmet işletmesi
Esnek mesai ve uzaktan çalışma varsa katı giriş–çıkış yerine günlük/haftalık toplam süre yaklaşımı daha uygundur.
Hazırlık
Kurulumdan önce cevaplanması gereken sekiz soru
Bu soruların cevabı bugün de var — ama bir kişinin kafasında. Sisteme geçmek onları yazılı hâle getirmeye zorlar; asıl kazanç budur.
- Fazla mesai kaç dakikadan sonra başlıyor? Yuvarlama var mı, varsa hangi yöne?
- Geç kalma toleransı kaç dakika? Herkese aynı mı uygulanıyor?
- Hafta tatili ve resmi tatil çalışmaları hangi katsayıyla hesaplanıyor?
- Gece vardiyası hangi saatler arası ve nasıl ücretlendiriliyor?
- Unutulan girişi kim düzeltebilir? Düzeltme kaydı tutuluyor mu?
- İzin onayı kimde? Yönetici izinliyken vekâlet nasıl işliyor?
- Yıllık izin bakiyesi hangi tarihte devrediyor, devir sınırı var mı?
- Hangi yönetici kimin verisini görecek? Departman ağacı nasıl kurulacak?
Entegrasyon
Diğer sistemlerle nasıl konuşuyor?
Personel takip sistemi tek başına ada olarak çalışırsa, ay sonunda veriyi elle taşımak zorunda kalırsınız — ve elle taşıma, sistemin kazandırdığı zamanı geri alır.
En sık kurulan bağlantılar: bordro/muhasebe programına puantaj aktarımı, İK sistemine personel kaydı senkronizasyonu ve mevcut kart okuyucu cihazlarla bağlantı. Programın veri aktarım desteği varsa doğrudan entegrasyon, yoksa dosya tabanlı (Excel/CSV) aktarım kurulur.
Kurulumdan önce sorulacak tek soru şudur: ay sonunda hangi dosya, kime, hangi biçimde gidecek? Cevap netse entegrasyon da nettir.
- Bordro / muhasebe: aylık puantaj çıktısı, bordro programının beklediği biçimde.
- İK / personel kaydı: işe giriş–çıkış, departman ve unvan değişikliklerinin tek yerden yönetimi.
- Mevcut PDKS cihazları: kart okuyucularınız varsa değiştirmeden kullanmaya devam.
- E-posta / bildirim: onay bekleyen izinler ve eksik kayıt uyarıları.
Uyarı
Personel takip projelerinde en sık görülen altı hata
Yazılımdan değil, kurulumdan kaynaklanan hatalar. Hepsini sahada gördük.
- Kuralları netleştirmeden başlamak. Sistem, tanımlanmamış kuralı üretemez; belirsizlik ay sonunda tartışmaya döner.
- Herkese aynı anda açmak. Önce küçük bir grupla gerçek veriyle denemek, kural hatalarını ucuza yakalar.
- Çalışana kendi verisini göstermemek. Kalan izin ve biriken fazla mesaiyi gören çalışan sisteme direnmez; görmeyen direnir.
- Yetki ayrımını atlamak. Tüm İK verisinin herkese açık olması hem güven hem KVKK sorunudur.
- Aydınlatma metnini unutmak. Konum ve mesai verisi işleniyorsa çalışanın yazılı olarak bilgilendirilmesi gerekir.
- Eğitimi atlamak. Kullanılmayan sistem, alınmamış sistemdir. Yönetici ve İK tarafına kısa bir eğitim yeterlidir ama şarttır.
Sık sorulan sorular
Personel takip programı için terminal veya parmak izi cihazı almak zorunda mıyız?
Hayır. Sistem web ve mobil üzerinden çalışır; telefondan konum doğrulamalı giriş çoğu şirket için yeterlidir. Fabrika girişi gibi tek noktadan yoğun geçişin olduğu yerlerde terminal kullanmak daha pratik olabilir — bu durumda mevcut cihazlarınızla entegrasyon değerlendirilir. Donanım zorunluluğu, ilk kurulum maliyetini en çok artıran kalemdir; gerçekten gerekmiyorsa almayın.
Çalışanlar telefonlarına uygulama indirecek mi?
Zorunlu değil. Sistem PWA olarak çalışır: tarayıcıdan açılıp telefonun ana ekranına eklenir ve uygulama gibi davranır. App Store veya Google Play üzerinden indirme gerekmez, güncellemeler otomatik gelir.
Personel evden veya farklı bir yerden giriş yaparsa ne oluyor?
Giriş kaydı oluşur ama konum dışı olarak işaretlenir. Sistem kaydı engellemek yerine işaretler; çünkü meşru sebepler olabilir (müşteri ziyareti, arıza müdahalesi). Yönetici işaretli kayıtları görür ve gerekirse açıklama ister. Tamamen engelleme de tercih edilebilir, bu ayarlanabilir bir kuraldır.
Fazla mesai hesabını nasıl yapıyor?
Vardiya tanımınızdaki normal çalışma süresi ile gerçekleşen süre karşılaştırılır; aşan kısım fazla mesai olarak hesaplanır. Hafta tatili ve resmi tatil çalışmaları ayrı katsayılarla ayrıştırılabilir. Kurallar bir kez tanımlanır, her ay aynı biçimde uygulanır — kişiye göre değişen yorum ortadan kalkar.
İzin süreçleri nasıl işliyor?
Çalışan mobilden izin talebi oluşturur, yöneticisine bildirim gider, onay veya red kaydedilir. Onaylanan izin otomatik olarak puantaja ve izin bakiyesine işlenir. Çalışan kalan izin gününü kendi ekranından görür — İK’ya en çok sorulan sorulardan biri böylece ortadan kalkar.
Verilerimizi dışa aktarabilir miyiz?
Evet. Personel listesi, giriş-çıkış kayıtları, puantaj ve izin verileri Excel/CSV olarak dışa aktarılır. Bunu özellikle belirtiyoruz: veri taşınabilirliği olmayan bir sisteme girmek, ileride çıkışı imkânsız hale getirir. Hangi ürünü seçerseniz seçin bunu sorun.
Muhasebe programımızla entegre olur mu?
Puantaj çıktısı bordro için hazır biçimde alınabilir. Muhasebe/ERP programınızın veri aktarım desteği varsa doğrudan entegrasyon da geliştirilebilir; bu ek bir geliştirme kalemidir ve keşifte değerlendirilir.
Kaç personele kadar kullanılabilir?
Sistem küçük ekiplerden yüzlerce personelli yapılara kadar ölçeklenir; çok şirketli mimaride her şirketin verisi ayrık tutulur. Personel sayısı arttıkça önemli hale gelen şey yazılım değil, kuralların netliğidir — vardiya ve mesai kuralları belirsizse sistem de belirsiz sonuç üretir.
Fiyatı nedir?
Personel sayısı ve açılacak modüllere göre belirlenir; sabit liste yayımlamıyoruz. Görüşmede kaç kişi ve hangi modüller olduğunu belirleyip net bir rakam veriyoruz. Fiyatlandırma yaklaşımımızı fiyatlandırma sayfasında açıkladık.
Kendi sunucumuza kurulabilir mi?
Evet. Standart kurulum bizim yönettiğimiz sunucularda olur (bakım, yedek ve güncelleme bize ait). Kurum politikası gereği kendi sunucunuzda barındırmak isterseniz kurulum yapılır; bu durumda yedekleme ve güncelleme sorumluluğu sözleşmede netleştirilir.
Mevcut personel verimizi aktarabilir misiniz?
Evet. Personel listesi Excel’den toplu olarak aktarılır. Geçmiş puantaj kayıtlarınız da uygun biçimdeyse aktarılabilir; bu durumda önce küçük bir örnekle deneme aktarımı yapılır.
Devamı
Bununla birlikte bakılan sayfalar
Personel takip programı rehberi
PDKS nedir, GPS takibi nerede yasal, puantaj ile bordro farkı nedir? Personel takip programı seçerken sorulacak sorular ve sözleşme tuzakları.
İnceleÖzel yazılım
Size özel iş yazılımı ve entegrasyon
İnceleEntegrasyon ve API
ERP, pazaryeri, kargo ve ödeme bağlantıları
İnceleSisteminizi kuralım
Kaç personeliniz olduğunu ve nasıl çalıştığınızı anlatın; hangi modüllerin gerektiğini ve kurulum süresini birlikte belirleyelim. Demo gösterimi ücretsizdir.