Personel takip sistemi · Vardiya
Vardiya planlama programı: kurallar plan yapılırken denetlenir
Vardiya çizelgesi Excel’de de yapılır; ama Excel günlük 11 saati aşan bir vardiyayı ya da iki vardiya arasında kalan 8 saatlik dinlenmeyi fark etmez. Bu vardiya programı kuralı ihlal eden tanımı kaydetmez, istisnası olan durumda uyarır.
Vardiya planında asıl risk nerede?
Vardiya planı yapılırken herkes kişiye bakar: kim izinli, kim hangi hafta gece. Mevzuattaki sınırlar ise çoğu zaman ancak bir uyuşmazlıkta ya da denetimde hatırlanır. Oysa sınırın en ucuz denetlendiği an planın yapıldığı andır — vardiya çalışılmadan önce.
Bu sistemde vardiya tanımı kaydedilirken 4857 sayılı İş Kanunu’nun sınırları ölçülür. Kanun istisna tanımıyorsa tanım kaydedilmez; istisna tanıyorsa (ör. gece çalışmasında turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmeti) uyarı verilir ve karar yöneticide kalır.
Plan yapılırken denetlenen kurallar
| Kural | Dayanak | Sistemin davranışı |
|---|---|---|
| Günlük çalışma 11 saati aşamaz | 4857 m.63 | Vardiya tanımı kaydedilmez |
| Asgari ara dinlenme | 4857 m.68 | Karşılamayan vardiya tanımı kaydedilmez |
| Gece çalışması 7,5 saati aşmamalı | 4857 m.69 | Uyarı — kanunun istisnaları ve koşulu metinde yazılır |
| İki vardiya arasında 11 saat dinlenme | Postalar hâlinde çalışmaya ilişkin yönetmelik | Vardiya değişikliğinde ölçülür, en erken uygun gün önerilir |
| Gece postasında fazla çalışma yapılamaz | 4857 m.41 | Fazla mesai talebi talep aşamasında durdurulur |
Kanuni hesaplar kayıt ve hesap kolaylığı sağlar; kanuni yükümlülük işverende kalır.
Çizelge hazırlandıktan sonra ne olur?
Plan bir kere yazılıp duvara asılmaz; hafta içinde değişir. Değişiklik de kayda geçer.
Dönüşümlü plan
Gündüz, akşam ve gece vardiyaları dönüşümlü tanımlanır; vardiya tanımları süre ve planlı molayla birlikte yapılır.
Vardiya değişim talebi
Personel bir arkadaşıyla vardiya değişmek ister; önce karşı taraf, sonra yönetici onaylar. Talebin hangi aşamada olduğu iki tarafın telefonunda görünür.
Boş vardiya ilanı
Doldurulamayan vardiya ilan edilir, personel başvurur, yönetici seçer.
İleri tarihli değişiklik
Bir personelin vardiyası belirli bir tarihten itibaren değişecekse plan önceden girilir; o gün kendiliğinden uygulanır.
Planlı mola
Vardiyanın molası planda tanımlıdır; planlı ve fiili mola ayrı tutulur, net çalışma süresi brütten mola düşülerek bulunur.
Puantaja bağlı
Gece çalışması, hafta tatili ve fazla mesai puantajda ayrı kalem olarak çıkar; vardiyası kapanmamış kayıt ay sonundan önce görünür.
İlk vardiya planınızı kurmak
Vardiya tiplerini yazın
Başlangıç, bitiş ve mola süresiyle: ör. Gündüz 08–17, Akşam 15–23. Kural dışı tanım bu aşamada reddedilir.
Departmanlara bağlayın
Her departman ya da şube kendi vardiyalarını kullanır; departman sorumlusu yalnız kendi ekibini görür.
Personeli atayın
Dönüşüm düzeni ve hafta tatili günleri girilir; personel kendi vardiyasını telefonundan görür.
Değişim kurallarını açın
Vardiya değişim talebi ve boş vardiya ilanının kullanılıp kullanılmayacağına siz karar verirsiniz.
Vardiya planlama hakkında sorulanlar
Gece vardiyası 7,5 saati aşarsa sistem engelliyor mu?
Engellemez, uyarır. 4857 m.69 gece çalışmasının 7,5 saati aşamayacağını söyler ama turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmeti gibi işlerde işçinin yazılı onayıyla istisna tanır. Sistem işyerinizin sektörünü ve yazılı onayı bilmediği için meşru bir vardiyayı engellemez; uyarı metninde istisnayı ve koşulunu yazar.
Hangi vardiya gece vardiyası sayılıyor?
Çalışma süresinin yarısından çoğu 20:00–06:00 arasına düşen posta gece postası sayılır (postalar hâlinde çalışmaya ilişkin yönetmelik). Ölçülen net çalışma süresidir, yani ara dinlenme düşülür. Tam yarısı gece olan vardiya gece postası sayılmaz.
Personel kendi aralarında vardiya değişebilir mi?
Şirket açarsa evet. Talebi açan personel bir arkadaşını seçer; önce karşı taraf kabul eder, sonra yönetici onaylar. Değişiklikte iki vardiya arasındaki 11 saat dinlenme ölçülür; yetmiyorsa en erken uygun gün önerilir.
Excel’deki vardiya planımızı aktarabilir miyiz?
Personel listesi panelden CSV ile toplu yüklenir. Vardiya tipleri ve dönüşüm düzeni kurulumda birlikte tanımlanır; bunu ücretsiz yapıyoruz, çünkü planı sisteme girerken kural dışı kalan tanımlar da ortaya çıkar.
Devamı
Bununla birlikte bakılan sayfalar
Vardiya planı nasıl yapılır
Vardiya planı nasıl yapılır: ihtiyacı ölçmek, posta sürelerini kurmak, 45 saat, 11 saat, ara dinlenme ve gece çalışması sınırları, dönüşüm düzeni.
İncelePuantaj programı
Otomatik aylık puantaj ve fazla mesai
İnceleLojistik ve depo için
Depo personel takip programı: gece postası tanımı, sevkiyat gecesinde fazla mesai sınırı, forklift operatör belgesi ve unutulan çıkış. Lojistikte vardiya ve puantaj.
İnceleVardiya kurallarınızı birlikte tanımlayalım
Vardiya düzeninizi anlatın; kurulumda tanımları birlikte, ücretsiz yaparız ve kural dışı kalan bir şey varsa önceden söyleriz.