Vardiya planı nasıl yapılır? Yasal sınırlarla adım adım

1. İhtiyacı saat saat ölçün

Plan kişilerden değil saatlerden başlar: günün hangi saatinde kaç kişiye ihtiyaç var? Üretimde bu makine ve hat sayısıdır, mağazada müşteri yoğunluğu, depoda sevkiyat saatleri. Elinizde giriş-çıkış verisi varsa geçmiş haftaların gerçek yoğunluğu en iyi başlangıç noktasıdır. İhtiyaç yazılmadan yapılan plan, alışkanlığı kopyalar.

2. Yasal sınırları baştan koyun

Vardiya tipleri yazılmadan önce sınırlar bilinmelidir; çünkü sınırı aşan bir posta, kim çalışırsa çalışsın sorunludur.

3. Posta sürelerini kurun

Kesintisiz çalışan bir işletmede en yaygın düzen sekizer saatlik üç postadır. Her postada 30 dakika ara dinlenme verildiğinde net çalışma 7,5 saat olur; bu, gece postasının m.69 sınırına tam oturmasını sağlar.

Altı gün × 7,5 saat = 45 saat eder; yani bu düzende altı gün çalışan personel haftalık sınıra ulaşır ve yedinci gün hafta tatilidir. Beş günlük düzende ise haftalık 37,5 saatte kalınır.

4. Dönüşüm düzenini seçin

Dönüşüm, kimin hangi hafta hangi postada olacağını belirler. Haftalık dönüşümde ekip bir hafta sabah, bir hafta akşam, bir hafta gece çalışır; m.69’daki nöbetleşe çalışma kuralı gece postasında en fazla bir çalışma haftasını öngördüğü için haftalık dönüşüm bu kurala doğal olarak uyar.

Dönüşümün ileri yönde (sabah → akşam → gece) kurulması, posta değişiminde 11 saatlik dinlenmeyi korumayı kolaylaştırır. Geri yönde geçişte (ör. akşam postasından ertesi sabah postasına) iki posta arasında 11 saat kalmayabilir; bu geçişler planda tek tek kontrol edilmelidir.

5. Değişiklik kurallarını yazın

• Vardiya değişimi kimin onayıyla? Çalışanlar kendi aralarında değişebiliyorsa yöneticinin onayı ve 11 saat dinlenme kontrolü şart olmalı.
• Boş kalan vardiya nasıl doldurulur? İlan edilip gönüllü başvurusu alınması, telefonla tek tek aramaktan hem hızlı hem adildir.
• Plan ne kadar önce yayımlanır? Çalışanın özel hayatını planlayabilmesi için planın makul bir süre önce duyurulması gerekir.
• İzinler planla nasıl buluşur? Onaylı izin planlanmış vardiyanın önüne geçmeli, çakışma plan aşamasında görülmelidir.

6. Planı gerçekleşenle karşılaştırın

Plan bir niyettir; gerçekleşen giriş-çıkış kayıtları ise ne olduğunu söyler. Ay sonunda ikisini karşılaştırın: sürekli fazla mesai yazılan posta eksik kadroyu, sürekli geç başlayan posta yanlış başlangıç saatini gösterir. Bir sonraki ayın planı bu farklardan kurulur.

Bu kuralları her plan değişikliğinde elle kontrol etmek zordur. Vardiya planlama programımız m.63 ve m.68 dışı tanımı kaydetmez, m.69’da uyarır ve vardiya değişikliğinde 11 saat dinlenmeyi ölçer.