Organizasyon şeması programı: departman yapısı ayrı bir çizim değil, kaydın kendisi

Çoğu şirkette organizasyon şeması bir sunum dosyasında durur: bir kez çizilir, işe giriş ve ayrılışlarla birlikte güncellenmez. Altı ay sonra şemada artık çalışmayan bir sorumlu, hiç görünmeyen yeni bir birim vardır; asıl yapı ise kimin izni kimin onayına gidiyor sorusunun cevabında, yani başka bir yerde yaşar.

Bu sistemde şema ile yetki aynı kayıttır. Departmanın sorumlusu, o ekibin izin ve fazla mesai taleplerini onaylayan kişidir; personelin departmanı, hangi sorumlunun onu göreceğini belirler. Şemayı güncel tutmak ayrı bir iş olmaktan çıkar, çünkü günlük işin kendisi onu günceller.

Bu sayfa sistemin departman tarafını anlatır: hiyerarşinin nasıl kurulduğunu, şemanın hangi görünümlerde okunduğunu, sorumlunun neyi gördüğünü ve kadro planının nasıl tutulduğunu. Departman sorumlusunun onay akışı izin takip programı sayfasında ayrıca anlatılır.

Kadro planında önce bir pozisyon kataloğu tutulur: hangi departmanda hangi unvanlar var ve her birinde kaç kişi planlanıyor. Gerçek kişi sayısı personelin kayıtlı unvanından ölçülür; eşleşme büyük-küçük harf ve Türkçe karakter farkına takılmaz, yani “Satış Uzmanı” ile “satis uzmani” aynı pozisyon sayılır.

Her pozisyonda planlanan ile gerçek yan yana durur; eksikse açık, fazlaysa fazla kadro olarak yazılır. Plan girilmemiş pozisyonda açık “—” görünür, sıfır değil: plan yokken “0 açık” yazmak, olmayan bir ölçümü varmış gibi göstermek olurdu.

Kataloğa uymayan unvanlar ayrıca listelenir. Yazım hatası (“Şöför”) ya da unvan yerine departman adı yazılmış kayıt burada görünür ve tek adımla kataloğa pozisyon olarak eklenebilir; unvanı boş kişi sayısı da ayrıca söylenir.