Personel takip sistemi · Özlük

Özlük takip programı: personel bilgisi tek kayıtta, süreli belge takvimde

Personel ekranı tüm çalışanlarınızı tutar; her kişinin özlük bilgileri yetkili rollerin göreceği ayrı bir kayıttadır. İSG eğitimi, periyodik sağlık muayenesi ve operatör belgesi gibi süreli kayıtlar bitişe 30 gün kala ve süre dolduğunda hem yöneticiye hem çalışana bildirilir.

30 gün ücretsiz deneyin Fiyat ve tüm modüller

Şirkete özel alanlarKVKK onayı kayıtlıİSG eğitimi takibi30 gün önceden bildirim

Özlük takip programı neyi tutar, neyi tutmaz?

İş Kanunu her işçi için bir özlük dosyası ister: kimlik bilgileri ve kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu belge ve kayıtlar saklanır, istendiğinde yetkili mercilere gösterilir (4857 m.75). Dosyada hangi belgelerin bulunacağı ve ne kadar saklanacağı personel özlük dosyası rehberimizde dayanağıyla anlatılır.

Bu sistem o dosyanın kayıt tarafını tutar: personelin özlük bilgileri, şirketin kendi tanımladığı alanlar ve süreli eğitim ve belgelerin tarihleri. Puantaj, izin ve fazla mesai kayıtları da aynı kişiye bağlıdır.

Açıkça yazalım: bu bir belge arşivi değildir. İmzalı sözleşme ya da taranmış belge dosyası olarak saklanmaz; zorunlu belge kaydı belgenin türünü, numarasını, alındığı ve bittiği tarihi tutar. Belgenin kendisi kâğıt ya da kendi arşivinizde kalır. İstisna, izin talebine eklenen sağlık raporudur: o belge şifreli saklanır.

Personel özlük programı: ekranda neler var?

Personel listesi, özlük penceresi ve Zorunlu Belgeler ekranı aynı kişiyi gösterir.

Personel listesi

Rol, departman, durum ve lokasyona göre süzülür. Liste CSV (Excel’de açılır) olarak indirilir; yeni personel CSV dosyasından toplu eklenir.

Sabit özlük alanları

Kimlik, iletişim, bordro ve SGK, eğitim grupları: TC kimlik no, doğum yeri, medeni durum, çocuk sayısı, acil durum yakını, IBAN, SGK meslek kodu, sözleşme türü, eğitim durumu, ehliyet sınıfı ve diğerleri.

Girişte doğrulama

TC kimlik numarasının sağlaması ve IBAN’ın geçerliliği denetlenir; hatalı değer hangi alanda olduğu söylenerek reddedilir.

Şirkete özel alanlar

Şirket kendi alanını tanımlar: metin, sayı, seçim, evet/hayır ya da tarih. Dört hazır şablon tek tıkla eklenir: sosyal yardım, iş kıyafeti, servis ve acil durum sağlık bilgisi.

Çalışan kendi kaydını görür

Çalışan kendi özlük kaydını profilinden görür; izin verilen alanları kendisi doldurur. TC kimlik no ve IBAN’ı yalnız İK ya da yönetici değiştirir.

Ayrılış kaydı

Personel pasife alındığında işten ayrılış tarihi kendiliğinden yazılır; SGK çıkış kodu girilir ve departman devir oranı raporunda kullanılır.

İSG eğitimi takibi ve zorunlu belgeler: hangi kayıt nasıl izlenir?

Zorunlu Belgeler ekranında her kayıt bir durum rozeti taşır: geçerli, 30 gün içinde, süresi dolmuş, bitiş bilinmiyor ya da yenilendi.

İSG eğitimi takibi ve zorunlu belgeler: hangi kayıt nasıl izlenir?
Kayıt türü	Bitiş nereden gelir?	Bildirim
İSG eğitimi	Belgede yazan bitiş girilirse o; girilmezse şirketin seçtiği işyeri tehlike sınıfına göre hesaplanır	Bitişe 30 gün kala ve süre dolunca
Periyodik sağlık muayenesi	Aynı kural: elle girilen bitiş önce gelir, yoksa tehlike sınıfına göre hesaplanır	Bitişe 30 gün kala ve süre dolunca
Mesleki yeterlilik ya da operatör belgesi	Belgeden elle girilir; sistem süre varsaymaz	Bitiş girildiyse 30 gün kala ve süre dolunca
Diğer belge	Belgeden elle girilir	Bitiş girildiyse 30 gün kala ve süre dolunca

İşyeri tehlike sınıfı seçilmediyse sistem bir sınıf varsaymaz: bitiş hesaplanmaz ve ekran “tehlike sınıfı seçilmedi” der. Daha sık eğitim ya da muayene yapan işyeri belgedeki bitişi elle girer; elle girilen tarih her zaman önceliklidir.

Süresi dolan belge nasıl yakalanır?

Bir belgenin klasörde durması yetmez; süresinin dolacağını birinin önceden bilmesi gerekir.

Her sabah tarama — sistem her gün mesai saatinde, 09:25’te, bitişi yaklaşan ve dolan kayıtları tarar; gece bildirimi gitmez.
İki alıcı — bildirim, belgeyi yenileyebilecek yöneticiye ve kaydın sahibi olan çalışana birlikte gider.
Tekrar yok — aynı belge ve aynı bitiş için bildirim bir kez gider; bitiş değişirse yeni bir son gün olarak yeniden bildirilir.
Yenilenen kayıt susar — yeni eğitim girildiğinde eski kayıt “yenilendi” olur ve uyarı üretmez. İşten ayrılmış personel için uyarı üretilmez.
Tek dokunuşla süzme — ekrandaki “Süresi dolmuş” ve “30 gün içinde” düğmeleri listeyi o kayıtlara indirir; denetimden önce eksik tek bakışta görünür.
Çalışan da görür — çalışan kendi eğitim ve belgelerini, bitiş tarihleriyle profilinde görür; kaydı İK ya da yönetici girer.

Özlük verisinde KVKK onayı nasıl tutulur?

Şirketin tanımladığı her alanın KVKK dayanağı alanın tanımında yazılıdır: işin yürütülmesi için gereken bilgi (iş kıyafeti bedeni, servis durağı) kanuni dayanakla, işin zorunlu parçası olmayan bilgi (sosyal yardım için hane bilgisi) ve sağlık bilgisi açık rızayla toplanır. Sağlık verisi kişisel verinin özel nitelikli sınıfındadır (6698 m.6).

Açık rıza gerektiren bir alan, çalışanın kendi panelinden verdiği rıza ya da yöneticinin “yazılı açık rıza alındı” beyanı olmadan kaydedilmez. Beyan kimin, ne zaman ve hangi metin sürümüyle verdiğiyle kayda geçer. Çalışan rızasını profilinden geri çekebilir; çektiğinde o kategorideki değerleri silinir. Panelde hazır aydınlatma ve açık rıza metni şablonu vardır; şablondur, şirketinizin hukuk danışmanıyla gözden geçirilmelidir.

Periyodik sağlık muayenesinde yalnız tarih tutulur; muayenenin sonucu için alan yoktur ve açıklama alanı “sonuç yazmayın” uyarısı taşır. Sağlık muayenesi bildiriminin metni belgenin serbest adını da kullanmaz.

Kim ne görür?

Çalışan

Kendi özlük kaydını, verdiği rızaları ve kendi eğitim ve belgelerini bitiş tarihleriyle profilinde görür; izin verilen alanları kendisi doldurur.

Departman sorumlusu

Ekibinin yoklamasını ve onaylarını görür; özlük kaydına ve zorunlu belge kayıtlarına erişemez. TC kimlik no, IBAN ve sağlık bilgisi ekip sorumlusunun değil İK’nın işidir.

İK ve yönetici

Özlük kaydını ve zorunlu belgeleri girer ve düzenler, şirketin kendi alanlarını tanımlar, belge bildirimlerini alır.

Özlük takibine nasıl geçilir?

Personel listesini yükleyin
Personel listesi panelden CSV ile toplu yüklenir; ön izleme hatalı satırı gösterir, dosya yalnız bütün satırlar geçerliyse yazılır.
Alanlarınızı seçin
Sabit özlük alanlarına ek olarak şirketinizin ihtiyaç duyduğu alanları tanımlayın ya da hazır şablonları ekleyin; her alanın KVKK dayanağını belirleyin.
Tehlike sınıfını girin
İşyerinizin tehlike sınıfını ayarlardan seçin; İSG eğitimi ve sağlık muayenesi bitişleri buna göre hesaplanır.
Belgeleri kaydedin
Her çalışanın eğitim ve belgelerinin alındığı tarihi, varsa belgedeki bitişi girin; bildirimler her sabahki taramayla işler.

Kaynaklar

Rehberdeki madde atıfları bu resmî metinlere dayanır. Mevzuat değişebilir; işlem yapmadan önce güncel metni kontrol edin.

Özlük takip programı hakkında sorulanlar

Özlük takip programı belge dosyalarını da saklar mı?

Hayır. Sistem özlük bilgilerini ve zorunlu eğitim ve belgelerin türünü, numarasını, alındığı ve bittiği tarihi tutar; imzalı sözleşme ya da taranmış belge dosyası arşivlemez. İstisna, izin talebine eklenen sağlık raporudur; o belge şifreli saklanır ve her görüntüleme kayda geçer.

İSG eğitiminin yenileme tarihi nasıl belirlenir?

Belgede yazan bitiş tarihi girilirse o esas alınır. Girilmezse bitiş, ayarlarda seçtiğiniz işyeri tehlike sınıfına göre hesaplanır. Tehlike sınıfı seçilmediyse sistem bir sınıf varsaymaz ve bitişi hesaplamaz; ekran bunu söyler.

Belgenin süresi dolmadan kime bildirim gider?

Bitişe 30 gün kala ve süre dolduğunda, belgeyi yenileyebilecek yöneticiye ve kaydın sahibi olan çalışana birer bildirim gider. Aynı belge ve aynı bitiş için bildirim tekrarlanmaz; işten ayrılmış personel için uyarı üretilmez.

Çalışan kendi IBAN’ını değiştirebilir mi?

Hayır. IBAN ve TC kimlik numarasını yalnız İK ya da yönetici değiştirir; çalışanın kendi IBAN’ını değiştirebilmesi maaş yönlendirme dolandırıcılığının bilinen yoludur. Çalışan doğum yeri, medeni durum, iletişim ve eğitim gibi alanları kendisi doldurabilir.

Sağlık muayenesinin sonucu sisteme yazılır mı?

Hayır. Periyodik sağlık muayenesinde yalnız muayene tarihi tutulur; sonucu için alan yoktur. Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir ve muayene sonucu işyeri hekiminin sorumluluğundadır.

Şirkete özel özlük alanı eklemek için açık rıza gerekir mi?

Alana göre değişir. Her alanın KVKK dayanağı tanımında seçilir: iş kıyafeti ya da servis gibi işin yürütülmesi için gereken bilgi kanuni dayanakla, sosyal yardım ya da sağlık bilgisi açık rızayla toplanır. Açık rıza gereken alan, çalışanın rızası ya da yöneticinin yazılı rıza beyanı olmadan kaydedilmez.

Devamı

Süresi dolan belgeyi denetimden önce görün

Kurulumu birlikte, ücretsiz yaparız: personel listenizi aktarır, özlük alanlarınızı ve tehlike sınıfınızı tanımlarız. 30 gün ücretsiz deneyin.

30 gün ücretsiz deneyin Hemen arayın E-posta gönderin

+90 541 454 25 24 bilgi@medyajans.com.tr