Personel takip programı nasıl seçilir? Ağırlıklı puanla 8 kriter

En iyi personel takip programı hangisi?

Herkes için tek bir en iyi personel takip programı yoktur; sizin işletmeniz için en iyisi, sizin ağırlıklarınızla en yüksek puanı alan ve hiçbir eleme kriterine takılmayan programdır. Şantiyede çalışan 40 kişilik bir ekip ile tek binada çalışan 40 kişilik bir çağrı merkezi aynı ürünü seçmemelidir: birincisi için bağlantısız kayıt ve konum doğrulaması belirleyicidir, ikincisi için vardiya kuralları ve mola denetimi.

“En iyi X programı” başlıklı listeleri okurken listeyi kimin yazdığına bakın. Bu tür listelerin önemli bir kısmı bir yazılım satıcısının kendi sitesinde yayımlanır; bu yanlış oldukları anlamına gelmez ama sıralamanın ölçütü çoğu zaman yazılmaz. Ölçütü yazılmamış bir sıralamayı doğrulayamazsınız. Bu sayfa bu yüzden ürün adı vermez; ölçütleri, ağırlıkları ve her ölçütün nasıl sınanacağını verir — böylece hangi listeyi okursanız okuyun iddiaları kendiniz sınayabilirsiniz.

Personel takip programı seçerken hangi kriterler önemli?

Aşağıdaki sekiz kriter, bir personel takip programının işini yapıp yapmadığını belirleyen soruların tamamını kapsar. Ağırlıklar 100 üzerinden bir başlangıç önerisidir; işletme tipinize göre nasıl kaydıracağınız sonraki bölümde.

Ağırlıklar örnektir ve toplamı 100’dür. Kendi işletmenize göre değiştirin; toplamı 100’de tutun ki farklı teklifleri aynı ölçekte karşılaştırabilesiniz.

Ağırlıklı puan nasıl hesaplanır?

Her kriteri 0–5 arasında puanlayın, puanı 5’e bölüp kriterin ağırlığıyla çarpın ve toplayın; sonuç 100 üzerinden bir skordur. Puanı satıcının sözüne değil, sınamanın sonucuna verin: ekranda gösterilmeyen bir özellik 0 alır.

Örnek: iki varsayımsal ürün (A ve B) yukarıdaki ağırlıklarla puanlanmış olsun.

Varsayımsal örnek; gerçek bir ürünü temsil etmez. Katkı = puan ÷ 5 × ağırlık.

Toplam skor tek başına karar vermez. Eleme kriterleri skordan önce gelir: mesai takibi için biyometri öneren, verinin dışa aktarılmasına izin vermeyen ya da fiyatını yazılı vermeyen bir ürün, toplamda kaç puan alırsa alsın listeden çıkar. Eleme kriterleri ağırlıklandırılmaz; çünkü bunlar “biraz eksik” olamaz.

İşletme tipine göre hangi kriter öne çıkar?

Aynı sekiz kriter her işletmede geçerlidir, ama ağırlıkları çalışma düzeni belirler. Aşağıdaki tablo, ağırlığın hangi yöne kaydırılması gerektiğini ve o işletme için en kritik soruyu gösterir.

• Saha ve şantiye. Kart terminali sahada işe yaramaz; kayıt çalışanın telefonundan ve işyerinin tanımlı alanında alınmalıdır. Kapsama sorunlu yerlerde kaydın telefonda saklanıp bağlantı gelince gönderilmesi ve bunun yöneticiye işaretli görünmesi gerekir. Konum yalnız giriş ve çıkış anında alınmalıdır; ayrıntı saha personeli takibi rehberinde.
• Vardiyalı üretim. Kayıt yönteminden çok kural motoru önemlidir: postalar hâlinde çalışmada gece 7,5 saat sınırı, haftalık 45 saat ve yıllık 270 saat fazla çalışma sınırı. Plan anında uyarı vermeyen sistem hatayı ay sonunda, iş işten geçtikten sonra gösterir. Bkz. vardiya planı nasıl yapılır.
• Perakende zinciri. Asıl risk yetkidir: her şube müdürü tüm şirketin İK verisini görmemelidir. Şube eklemek, çalışanı şubeler arası taşımak ve bayram çalışmasını ayrı raporlamak kolay olmalıdır.
• Ofis ve uzaktan. Kayıt donanımına gerek yoktur; öne çıkan izin talebi, onay akışı ve çalışanın kendi bakiyesini görmesidir. Evden çalışanın konumunu almak çoğu durumda amaçla ölçülü değildir.

Satıcıya hangi sorular sorulmalı?

Aşağıdaki soruları her satıcıya aynı sırayla ve yazılı sorun; sözlü cevap sözleşmeye girmez. Her sorunun yanında iyi bir cevabın neye benzediği var.

• Fiyat yayımlı mı? İyi cevap: kişi başı ya da paket fiyatı herkese açık bir sayfada, dilimleriyle yazılıdır. “Size özel teklif” tek cevapsa iki benzer işletmenin farklı fiyat ödeyebileceğini bilin.
• Kişi başı mı, paket mi, modül mü? Kişi başı fiyatta ekip büyüdükçe maliyet doğrusal artar; paket fiyatta paket sınırında sıçrar; modül fiyatında temel paket ucuz görünür. Çalışan sayınızın 12 ay sonraki hâliyle hesap isteyin.
• Kurulum, eğitim ve donanım fiyata dahil mi? Her biri ayrı satırda, tutarıyla yazılmalıdır. “Kurulum ücretsiz” diyen teklifte de terminal ve kart ayrıca faturalanıyor olabilir.
• Veri nerede barındırılıyor? Sunucunun ülkesi ve hizmet sağlayıcısı yazılı olmalıdır. Kişisel verinin yurt dışına aktarımı kanunda şartlara bağlıdır (6698 m.9); yurt dışında barındırılıyorsa hangi dayanakla aktarıldığını sorun.
• Veri işleyen sözleşmesi var mı? Satıcı, verinizi sizin adınıza işleyen veri işleyendir (6698 m.3). Veri sorumlusu olarak işveren, veri işleyenle birlikte veri güvenliği tedbirlerinden müştereken sorumludur (6698 m.12/2); bu yüzden tedbirleri yazan bir sözleşme gerekir.
• Sözleşme bitince verime ne oluyor? İyi cevap: tüm veriyi açık biçimde (CSV/Excel) alırsınız, ardından satıcı veriyi belirli bir süre içinde siler ve bunu yazılı bildirir. Kişisel veri, işlendiği amaç için gerekli süreden uzun tutulmamalıdır (6698 m.4/2-d).
• Biyometri kullanılıyor mu? Mesai takibi için parmak izi, yüz tanıma, iris ya da retina kullanılmamalıdır; KVKK Kurulu’nun 2026/921 sayılı ilke kararı bunu açık rıza olsa dahi hukuka aykırı saydı. Fotoğrafın kayda eklenmesi ile yüzün eşleştirilmesi aynı şey değildir; hangisinin yapıldığını sorun.
• Bağlantı yokken ne oluyor? Kayıt cihazda saatiyle saklanıp sonra gönderiliyor mu, yönetici bunu ayırt edebiliyor mu?
• Bordroya nasıl aktarılıyor? “Bordro modülü” resmî bordro üretimi mi, yoksa müşavire veri hazırlamak mı? Dosyanın biçimini müşavirinize gösterin.
• Destek nasıl veriliyor? Kanal (telefon, e-posta, panel içi), çalışma saatleri ve yanıt süresi yazılı olmalıdır. “Sınırsız destek” ölçülemez.
• Düzeltmelerin izi kalıyor mu? Giriş-çıkış kaydı sonradan değiştirildiğinde eski değer, değiştiren kişi ve zaman saklanmalıdır; uyuşmazlıkta kaydın güvenilirliği buna bağlıdır.

Hangi işaretler bir programdan uzak durmanız gerektiğini gösterir?

Aşağıdaki işaretlerden biri tek başına eleme sebebidir ya da en azından yazılı açıklama istemeyi gerektirir.

• Mesai takibi için parmak izi ya da yüz tanıma önermek. 2026/921 sayılı ilke kararından sonra bu, size bir hukuki risk satmaktır.
• Fiyatı hiçbir yerde yazmamak. Fiyat yalnız görüşmede veriliyorsa karşılaştırma yapamazsınız ve yıllık artışın neye bağlı olduğunu bilemezsiniz.
• Kurulum ücretinin belirsiz olması. “Kuruluma göre değişir” cevabı, tutarın sözleşmeden sonra belirleneceği anlamına gelir.
• Verinin dışa alınamaması ya da yalnız PDF olarak alınabilmesi. PDF okunur ama başka bir sisteme yüklenemez; çıkış kapısı kapalıdır.
• Gün boyu sürekli konum takibini öne çıkarmak. Mesai dışına taşan ya da amacı yazılmamış konum toplama ölçülülük ilkesine aykırı düşer ve sorumluluğu size bırakır.
• Deneme süresinde gerçek veriyle çalışmaya izin vermemek. Yalnız örnek veriyle gösterilen sistem, sizin vardiya kurallarınızla hiç sınanmamıştır.
• Uzun süreli taahhüt ve ağır cayma bedeli. Yazılımın işe yaramadığı ilk ayda anlaşılır; çıkışı pahalı yapan sözleşme bunu sizin riskinize çevirir.
• “Kanuna tam uyumlu” gibi kaynaksız iddialar. Hangi maddenin nasıl uygulandığını soran soruya cevap gelmiyorsa iddia ölçülmemiştir.

Toplam sahip olma maliyeti nasıl hesaplanır?

Toplam sahip olma maliyeti, programın üç yıl boyunca size maliyetidir: tek seferlik kalemler (donanım, kurulum) artı tekrarlayan kalemler (abonelik ya da bakım, yedek kart, arıza). Aylık fiyat bu toplamın yalnız bir parçasıdır. Aşağıdaki örnek, tek giriş kapısı olan varsayımsal 25 kişilik bir işletme için iki yaklaşımı karşılaştırır.

TÜM TUTARLAR VARSAYIMSALDIR, piyasa fiyatı değildir; yalnız hesap yöntemini göstermek içindir. KDV hariç. Kendi tekliflerinizdeki rakamları aynı satırlara yazın.

Bu örnekte terminalli sistem daha ucuz çıkıyor — ve bu, sonucun varsayımlara ne kadar bağlı olduğunu gösterir. Aynı 25 kişi üç şubeye dağılsa A’da terminal sayısı ikiden dörde çıkar ve üç yıllık toplam 75.250 ₺ olur; çalışanların bir kısmı sahadaysa terminal onların kaydını hiç alamaz. Tersine, tek binada çalışan ve terminali zaten olan bir işletmede A daha da ucuzlar.

Tabloda olmayan ama çoğu zaman en büyük kalem yönetici zamanıdır: ay sonunda eksik kayıtları tamamlamak, fazla mesaiyi elle ayırmak, puantajı müşavir için yeniden yazmak. Bunu tahmin etmeyin, deneme süresinde ölçün: eski yönteminizle bir ayın puantajı kaç saat sürüyordu, yeni sistemle kaç saat sürdü? Farkı yöneticinin saat maliyetiyle çarpıp tabloya ekleyin.

Deneme süresinde neyi ölçmelisiniz?

Deneme süresi bir demo değil, ölçüm dönemidir. İki haftada aşağıdaki listeyi tamamlayan işletme, hangi sistemin kendisine uyduğunu satıcının sözüne değil kendi verisine dayanarak bilir. Bu süre boyunca eski yönteminizi kapatmayın; iki sonucu yan yana koyun.

Birinci hafta: kayıt ve kullanım

• Her çalışan grubundan (ofis, saha, gece vardiyası) en az bir kişiyle gerçek giriş-çıkış yapın; telefonu olmayan çalışan için yöntemi sınayın.
• Bir girişin baştan sona kaç saniye sürdüğünü ölçün.
• Bağlantıyı kesip giriş yapın; bağlantı gelince kaydın nasıl göründüğüne bakın.
• Unutulan bir çıkışı düzeltin: kaç adım sürüyor, eski değer ve düzelten kişi saklanıyor mu?
• Bir yöneticiyle yalnız kendi ekibini görüp görmediğini sınayın.
• Çalışanlara aydınlatma metnini verin ve gelen soruları not edin.

İkinci hafta: kurallar, puantaj ve çıkış

• Bilerek kural dışı bir vardiya girin (günlük 11 saati aşan, molasız, gece 7,5 saati aşan) ve sistemin tepkisini kaydedin.
• Bir hafta için 45 saati aşan çalışma oluşturun; fazla çalışmanın ayrı banda düşüp düşmediğine bakın.
• İzin talebi oluşturup onaylayın; bakiyeye ve puantaja yansıdığını görün.
• İki haftalık puantajı eski yönteminizle karşılaştırın; her farkı “kural mı, kayıt mı” diye sınıflandırın.
• Puantajı mali müşavirinize gönderin ve kullanabildiği biçimde olup olmadığını sorun.
• Tüm veriyi dışa aktarın ve dosyayı bir hesap tablosunda açın.

Her maddenin sonucunu puan tablosundaki ilgili kritere işleyin. Kontrol listesini tamamlayamadığınız bir deneme, karar için yeterli veri üretmemiştir; süre uzatımı isteyin ya da kalan maddeleri satıcının ekranında gösterilmesini isteyin.

MedyAjans İş Gücü Yönetimi kimin için uygun, kimin için değil?

Kendi ürünümüzü aynı ölçütlerle anlatırsak: giriş-çıkış telefondan konum ya da QR ile, kapıdaki ortak tabletten PIN ile alınır; parmak izi ve yüz tanıma yoktur (şirket isterse fotoğraf kayda eklenir, eşleştirilmez). Sahada bağlantı yoksa kayıt telefonda saklanıp sonra gönderilir. Puantaj kendiliğinden hazırlanır, onaylanan ay kilitlenir; veri CSV, PDF ve Excel olarak dışa aktarılır. Fiyat yayımlıdır: kişi başı aylık ₺59’dan (1–50 çalışan dilimi, KDV hariç; 25 kişi için ₺1.475/ay), kurulum ücretsizdir, 30 gün ücretsiz denenir. Uygun olmadığı durumlar da var: uygulama mağazasından indirilen yerli bir mobil uygulamamız yoktur (sistem tarayıcıdan ana ekrana eklenen PWA olarak çalışır); resmî bordroyu sistem üretmez, mali müşavirinize bordro girdi paketi verir; elinizdeki kartlı terminalleri sisteme bağlamak standart kurulumun parçası değildir. Henüz yayımlanmış müşteri yorumumuz ya da puanımız yoktur; bu yüzden bizi de yukarıdaki listeyle, karşılaştırma tablosuyla ve kendi verinizle sınamanızı öneririz. Ayrıntılar ürün sayfasında.

Yöntem, GPS’in hukuki sınırı ve sözleşme maddeleri için personel takip programı rehberine, biyometri kararının ayrıntısı için biyometrik mesai takibi yasağı rehberine bakın.

Bu rehber bilgi amaçlıdır, hukuki ya da mali müşavirlik tavsiyesi değildir.