Personel takip programı nasıl seçilir?

PDKS nedir, puantajdan farkı ne?

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), çalışanın işe giriş ve çıkış saatini kayıt altına alan sistemdir. Ham veriyi üretir: kim, ne zaman, nerede.

Puantaj, bu ham kaydın kurallara göre yorumlanmış hâlidir: kaç gün çalıştı, kaç saat fazla mesai yaptı, kaç gün izinliydi. Aynı giriş-çıkış verisi, farklı vardiya kurallarıyla farklı puantaj üretir.

Bordro ise puantajın parasal karşılığıdır ve mevzuata bağlıdır: SGK, vergi, kesintiler. Çoğu personel takip programı bordroyu hazırlar ama resmî bordro çıktısını mali müşavir üretir.

Kaydı kim, nasıl oluşturuyor?

Giriş-çıkış kaydının nasıl oluştuğu, hem maliyeti hem de sistemin işe yarayıp yaramayacağını belirler.

⚠️ Biyometrik mesai takibi artık yasak. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararı (Resmî Gazete: 2 Haziran 2026), mesai takibi amacıyla parmak izi, yüz tanıma, iris ve retina verisi işlenmesini hukuka aykırı buldu. Kararın en kritik yanı şu: çalışanın açık rızası bile bu işlemeyi hukuka uygun hâle getirmiyor. Gerekçe ölçülülük ilkesi — kanunda biyometrik kimliklendirme zorunluluğu yok ve daha az müdahaleci alternatifler (kart, şifre, konum doğrulamalı mobil giriş) mevcut. Karar özel sektörü de kamu kurumlarını da kapsıyor.

Elinizde parmak izi okuyucu varsa ne yapmalısınız? Sırasıyla: biyometrik doğrulamayı kapatın, daha önce toplanmış biyometrik şablonları imha edin ve imhayı kayıt altına alın, çalışanları bilgilendirin, kayıt yöntemini kart/şifre veya konum doğrulamalı mobil girişe taşıyın. Cihazların çoğu kart veya PIN kipinde çalışmaya devam edebilir — donanımı çöpe atmak gerekmeyebilir. Hukuki metinler için avukatınızla çalışın; biz teknik geçişi yaparız.

GPS takibi nerede biter, hukuk nerede başlar?

Saha ekibi olan şirketlerin en çok sorduğu konu bu. Kısa cevap: konum verisi kişisel veridir ve ölçülü olmak zorundadır.

• Amaçla sınırlı olmalı. “İşe geldi mi” sorusunu yanıtlamak için giriş-çıkış anında konum doğrulaması yeterlidir; gün boyu sürekli takip bunun çok ötesindedir.
• Mesai dışında toplanmamalı. Çalışma saatleri dışında konum kaydı almak savunulabilir değildir.
• Şeffaf olmalı. Çalışan hangi verinin, neden, ne kadar süreyle işlendiğini yazılı olarak bilmeli (aydınlatma metni).
• Saklama süresi olmalı. Konum kayıtları süresiz tutulmaz.
• Kişisel telefon kullanılıyorsa ayrıca düşünülmeli. Şirket telefonu ile personelin kendi telefonu aynı şey değildir.

Bir yazılım satıcısı “sürekli takip” özelliğini öne çıkarıyorsa, size sorumluluk da satıyor demektir. Sistemin bu ayarı kapatabildiğinden ve varsayılanın ölçülü olduğundan emin olun.

Fiyatlandırma modelini anlayın

Personel takip yazılımlarında fiyat genellikle şu üç modelden biriyle kurulur. Hangisinde olduğunuzu bilmeden karşılaştırma yapamazsınız.

• Personel başına aylık. Öngörülebilir ama ekip büyüdükçe hızla artar. 20 kişilik ekiple ucuz görünen sistem, 120 kişide ciddi bir kalem olur.
• Modül başına. Temel paket ucuz, ihtiyacınız olan modüller ek ücretli. Teklif alırken hangi modüllerin dahil olduğunu madde madde yazdırın.
• Tek seferlik kurulum + bakım. Başlangıç maliyeti yüksek, aylık maliyet düşük. Uzun vadede genelde en ucuzu; ama bakım kapsamının yazılı olması şart.

Ayrıca donanım kalemini ayrı hesaplayın: terminal, kart okuyucu ve kartların maliyeti çoğu zaman yazılımdan yüksektir ve tekliflerde ayrı satırda görünmez.

Sözleşmede tuzağa dönüşen maddeler

• Veri dışa aktarımı yoksa çıkış da yoktur. Personel, puantaj ve izin verilerinizi Excel/CSV olarak alabildiğinizi deneyerek doğrulayın.
• “Sınırsız destek” ölçülemez. Yanıt süresi ve kapsam yazılı olsun.
• Fiyat artış şartı. Yıllık artışın neye bağlı olduğu belirsizse, ikinci yıl sürpriz olur.
• Kurulum sonrası eğitim. Kimin, kaç saat eğitim alacağı yazılı mı? Kullanılmayan sistem, alınmamış sistemdir.
• Kurulum ücreti iadesi. Deneme süresinde vazgeçerseniz ne oluyor?
• Verinin nerede tutulduğu. Yurt dışı sunucu kullanılıyorsa KVKK açısından ek değerlendirme gerekir.

Kurulumun asıl zor kısmı yazılım değil

Deneyimimizde projeler yazılımdan değil, kuralların netleşmemesinden zorlanıyor. Sistemi açmadan önce şu soruların cevabı yazılı olmalı:

• Fazla mesai kaç dakikadan sonra başlıyor? Yuvarlama var mı?
• Geç kalma toleransı kaç dakika? Tolerans kimde farklı uygulanıyor?
• Hafta tatili ve resmi tatil çalışmaları hangi katsayıyla hesaplanıyor?
• Gece vardiyası hangi saatler arası ve nasıl ücretlendiriliyor?
• Unutulan giriş kaydını kim düzeltebilir? Düzeltme kaydı tutuluyor mu?
• İzin onayı kimde? Yönetici yoksa vekâlet nasıl işliyor?

Bu sorular bugün de var — sadece cevabı bir kişinin kafasında. Sisteme geçmek, o cevapları yazılı hale getirmeye zorlar. Asıl kazanç da budur.

Karar verirken kullanabileceğiniz kontrol listesi

• Saha personelim var mı? Varsa mobil + konum doğrulama şart.
• Vardiya kurallarım standart mı, özel mi? Özelse esneklik sorulmalı.
• Kaç yönetici, kimin verisini görecek? Yetki ayrımı var mı?
• Mevcut muhasebe/ERP ile veri alışverişi gerekiyor mu?
• Personel sayım 12 ayda ne olur? Fiyat o ölçekte ne olur?
• Verimi dışa aktarabiliyor muyum? (Denedim mi?)
• KVKK aydınlatma metni ve saklama süreleri hazır mı?
• Deneme süresi var mı? Gerçek veriyle deneyebilecek miyim?

Bu listeyi hangi firmayla görüşürseniz görüşün kullanabilirsiniz. Bizim ürünümüzün bu sorulara nasıl cevap verdiğini personel takip sistemi sayfasında ayrıntılı yazdık.