Saha personeli takibi: işe başlama, gün içi ve çalışma süresi

Saha ekibinde kayıt neden zor?

Ofiste giriş kapıdan geçer; sahada kapı yoktur. Servis teknisyeni, şantiye ekibi, satış temsilcisi ya da dağıtım personeli güne doğrudan müşteride ya da sahada başlar. Kayıt tutulmazsa çalışma süresi, fazla mesai ve yol süreleri ay sonunda tahminle yazılır ve hiçbiri savunulamaz.

Üç yöntem karşılaştırması

Konum doğrulamalı giriş nasıl kurulur?

• Çalışma alanlarını tanımlayın. Her şube, şantiye ya da düzenli saha için konum ve yarıçap girilir.
• Saha iznini ayırın. Gün içinde farklı müşteri adreslerinde çalışan personel için tanımlı alan dışındaki giriş reddedilmemeli, “saha girişi” olarak ayrı tutulmalıdır.
• Çevrimdışını planlayın. Bodrum, tünel ya da kırsal sahada bağlantı kopar; kayıt cihazda tutulup bağlantı gelince gönderilmeli ve bu durum kayıtta görünmelidir.
• Çalışma bildirimini kurun. Eğitim, toplantı ya da uzaktan çalışma gibi yoklamasız günler bildirimle kayda girmeli; yoksa çalışılan gün devamsızlık görünür.

Yol süresi çalışma süresi mi?

İşçinin işveren tarafından işyeri dışında başka bir yerde çalıştırılmak üzere gönderilmesi hâlinde yolda geçen süreler günlük çalışma süresinden sayılır (m.66). Merkezden sabah ilk müşteriye gönderilen teknisyenin yol süresi bu yüzden çalışmadır. Evden doğrudan ilk sahaya gidişin nasıl değerlendirileceği işin düzenine bağlıdır; şirket kuralınızı yazılı belirleyin.

Ölçülülük: ne kadar takip yeterli?

Konum kişisel veridir ve KVKK m.4 verinin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini ister. Saha ekibinde savunulabilir olan, giriş ve çıkış anında konum doğrulaması ve gerekiyorsa belirli bir amaçla mesai içi görünürlüktür. Mesai dışında ya da gün boyu kesintisiz takip ölçülülük sınırını aşma riski taşır.

Hukuki dayanak, aydınlatma ve saklama süresi ayrı bir konudur; ayrıntısını KVKK uyumlu personel takibi rehberinde yazdık.

Giriş-çıkış takibimizde konum yalnız mesai açıkken alınır; saha izni olan personelin müşteri adresinden girişi ayrı tutulur ve haritada görünür; bağlantı yokken yapılan kayıt cihazda saklanıp sonra gönderilir. Anlık takip ekranı personeli çalışıyor, molada, sahada, çıkış yaptı ve giriş yapmadı diye sayar. Ayrıntı: giriş-çıkış takibi.

Bu rehber bilgi amaçlıdır, hukuki ya da mali müşavirlik tavsiyesi değildir. Toplu iş sözleşmesi ve iş sözleşmeniz daha lehe hükümler içerebilir.