Personel takip sistemi · İzin

İzin takip programı: “kaç günüm kaldı” sorusu kayıttan cevaplanır

İzin talebi telefondan açılır, yöneticiye bildirim gider, onaylanan izin puantaja ve izin bakiyesine kendiliğinden işlenir. Yıllık izin hakkı kıdeme göre hesaplanır; çalışan kalan iznini ve talebinin hangi aşamada olduğunu kendi ekranında görür.

30 gün ücretsiz deneyin Fiyat ve tüm modüller

Kıdeme göre hakedişİki seviyeli onayYarım gün izinŞifreli rapor

İzin takip programı hangi sorunu çözer?

İzin takibinde sorun nadiren talebin kendisidir; sorun, talebin dağınık iz bırakmasıdır. Dilekçe bir klasörde, onay bir e-postada, kalan gün bir Excel dosyasında durur. Çalışan “kaç günüm kaldı” diye sorduğunda cevap birinin hesabına bağlıdır ve ay sonunda izinli günler puantaja ayrıca işlenir.

Bu sistemde izin talebi, onayı, bakiyesi ve puantajdaki karşılığı tek kayıttır. Talep onaylandığı anda bakiyeden düşer ve ilgili günler puantajda izin türüyle görünür; ayrıca taşınacak bir bilgi kalmaz.

Bu sayfa sistemin izin tarafını anlatır: hakkın nasıl hesaplandığı, talebin nasıl yürüdüğü, hangi izin türlerinin ayrı tutulduğu ve belgenin nasıl saklandığı. Yıllık izin süresinin kanuni hesabı ayrıca yıllık izin hesaplama rehberinde, ücretsiz hesaplayıcıyla birlikte anlatılır.

İzin takip sistemi: bir talebin yolu

Talep çalışanın telefonundan başlar, onaylandığında hem bakiyeye hem puantaja yazılır.

Talep telefondan

Çalışan izin türünü ve tarihleri seçer, gerekirse yarım gün izin ister. Talep açıldığında yöneticisine anlık bildirim ve e-posta gider.

Tek ya da iki seviyeli onay

Şirket isterse onay iki seviyelidir: ilk onayı birim yöneticisi, son onayı merkez ya da İK verir. Aynı kişi iki seviyeyi birden veremez.

Çakışma denetimi

Çakışan talepler denetlenir; aynı günlere düşen talepler onaylanmadan önce yakalanır.

Bakiye anında güncellenir

Onaylanan izin bakiyeden düşer, devreden izin ayrı görünür. Çalışan kalan iznini kendi ekranından görür.

Puantaja kendiliğinden işler

Onaylanan günler puantajda izin türüyle ayrı kalem olarak çıkar; ay sonunda izin formu toplanmaz.

Ekip izin takvimi

Yönetici ekibinin izinlerini takvim üzerinde görür; yoğun dönemde kimin izinde olduğu tek bakışta anlaşılır.

Personel izin takibi: hangi izin türü nasıl tutulur?

İzin türleri ayrı tutulur; çünkü her birinin kanuni dayanağı ve bakiyeye etkisi farklıdır.

Personel izin takibi: hangi izin türü nasıl tutulur?
İzin türü	Dayanak	Sistemde
Yıllık ücretli izin	4857 m.53 — kıdem 1–5 yıl 14 gün, 5–15 yıl arası 20 gün, 15 yıl ve üstü 26 gün; 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üstü en az 20 gün	Hakediş kıdeme göre hesaplanır; onaylanan izin bakiyeden düşer
Evlilik izni	4857 Ek m.2 — 3 gün	Ayrı izin türü; yıllık izin bakiyesine dokunmaz
Babalık izni	4857 Ek m.2 — eşin doğumunda 10 gün	Ayrı izin türü; yıllık izin bakiyesine dokunmaz
Ölüm izni	4857 Ek m.2 — 3 gün	Ayrı izin türü; yıllık izin bakiyesine dokunmaz
Hastalık (rapor)	Hekim raporu	Rapor belgesi talebe eklenir, şifreli saklanır
Doğum izni	4857 m.74	Ayrı izin türü
Ücretsiz izin	Tarafların anlaşması	Ayrı izin türü; puantajda ayrı kalem

Kanuni süreler bilgi içindir; iş sözleşmesi ya da toplu iş sözleşmesi daha lehe süre öngörebilir. Yükümlülük işverende kalır.

Yıllık izin günü nasıl sayılır?

İzin günü hesabının tartışmalı kısımları kural olarak bir kez tanımlanır, her talepte aynı uygulanır.

Kıdeme göre hak — yıllık izin hakkı çalışanın kıdemine ve yaşına göre (m.53) hesaplanır; hak kazanılan tarih sistemde bellidir.
Tatil günleri sayılmaz — izin süresine rastlayan ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz (m.56); resmî tatil takvimi izin günü hesabına girer.
Cumartesi kuralı — beş gün çalışılan işyerinde Cumartesi’nin izin gününe sayılıp sayılmadığı izin günü hesabına girer; tartışmanın dayanağı yıllık izin hesaplama rehberinde.
Yarım gün — yarım gün izin istenebilir; izin günü hesabına yarım gün olarak girer.
Devreden izin — kullanılmayan izin bir sonraki döneme devreder ve bakiyede ayrı görünür.
Bölerek kullanma — yıllık izin işverence bölünemez; tarafların anlaşmasıyla bir bölümü on günden az olmamak üzere bölümler hâlinde kullanılabilir (m.56). Her bölüm ayrı talep olarak açılır.

Sağlık raporu ve izin belgeleri kimde kalır?

Rapor gibi belgeler izin talebine eklenir ve şifreli saklanır. Belgeyi yalnız izin sahibi ve talebi onaylayan kişi görür; her görüntüleme kayda geçer. Sağlık verisi kişisel verinin en hassas sınıfındadır; belgenin kaç kişinin önünden geçtiğini sınırlamak, onu korumanın ilk adımıdır.

Departman sorumlusu yalnız kendi ekibinin taleplerini görür ve onaylar. Bir şubenin müdürü, başka şubedeki çalışanın izin geçmişine erişemez; yetki altı hazır rolden (yönetici, müdür, İK, muhasebe, departman sorumlusu, çalışan) gelir ve şirkete özel rol de tanımlanabilir.

Kim ne görür?

Çalışan

Kalan izni, devreden izni, talebinin hangi onay aşamasında olduğunu ve geçmiş izinlerini telefonundan görür. Karar verildiğinde bildirim alır.

Birim yöneticisi

Kendi ekibinin taleplerini onaylar ya da reddeder; ekip izin takviminde aynı döneme düşen izinleri görür.

İK ve merkez

İki seviyeli onayda son onayı verir; tüm şirketin izin verilerini CSV olarak dışa aktarır.

İzin takibine nasıl geçilir?

Personel listesini yükleyin
Personel listesi panelden CSV ile toplu yüklenir; işe giriş tarihi kıdemin, dolayısıyla izin hakkının dayanağıdır.
Mevcut izin kayıtlarını getirin
Elinizdeki izin kayıtlarını kurulumda birlikte gözden geçiririz; aktarım verinizin biçimine göre planlanır ve önce küçük bir örnekle denenir.
Onay düzenini seçin
İzin onayının tek mi iki seviyeli mi olacağını ve hangi seviyeyi kimin vereceğini belirlersiniz; departman sorumlusu kendi ekibini onaylar.
Çalışanları davet edin
Personel paneli tarayıcıda açılır ve ana ekrana eklenir; izin talebi ilk gün telefondan açılabilir.

Kâğıt izin formu tamamen ortadan kalkar mı?

Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’ne göre çalışan, iznini kullanmak istediği tarihten en az bir ay önce yazılı olarak bildirir (m.7); izin kurulu ya da işveren istenen tarihle bağlı değildir (m.8). İşveren ayrıca çalışanların yıllık izin durumunu gösteren izin kayıt belgesi tutar (4857 m.56).

Sistemdeki talep ve onay kaydı tarih, kişi ve karar bilgisini taşır ve dışa aktarılır. Talebin ayrıca imzalı kâğıtla alınıp alınmayacağı işyerinizin ve hukuk danışmanınızın kararıdır; bunu isteyen işyerleri için ücretsiz yıllık izin talep formu şablonumuz var.

Excel ile izin takibi ve izin takip programı

Excel ücretsiz görünür; maliyeti, bakiye tartışmasında ve ay sonu puantajında ortaya çıkar.

Excel ile izin takibi ve izin takip programı
	Excel ve kâğıt form	İzin takip programı
Talep	Dilekçe ya da e-posta; tarihi ve teslim alanı belirsiz kalabilir	Telefondan açılır; talep anı ve talep eden kayıtlıdır
Onay	İmza ya da yanıt e-postası, ayrı yerde durur	Tek ya da iki seviyeli; onaylayanın adı ve anı kayıtlıdır
Bakiye	Ayrı dosyada, elle güncellenir	Onay anında güncellenir; çalışan kendisi görür
Puantaj	İzinli günler ay sonunda elle işlenir	Onaylanan günler puantaja kendiliğinden işler
Belge	Rapor fotokopisi klasörde	Şifreli saklanır; her görüntüleme kayıtlıdır
Çakışma	Fark edilmeyebilir	Çakışan talepler denetlenir

Yıllık izinde en sık yapılan altı hata

Programdan bağımsız olarak, yıllık izin uyuşmazlıklarının çoğu bu altı noktadan çıkar. Dayanak 4857 sayılı İş Kanunu.

“İzin istemiyorum” yazısına güvenmek. Yıllık ücretli izin hakkından vazgeçilemez (m.53); böyle bir yazı hakkı ortadan kaldırmaz.
Tatil günlerini izinden saymak. İzin süresine rastlayan ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz (m.56).
İzni tek taraflı bölmek. Yıllık izin işverence bölünemez; bölme ancak tarafların anlaşmasıyla ve bir bölümü on günden az olmamak üzere yapılır (m.56).
Başka izinleri yıllık izinden düşmek. İşverenin yıl içinde verdiği diğer ücretli ve ücretsiz izinler yıllık izne mahsup edilemez (m.56); mazeret izinleri de yıllık izinden ayrıdır (Ek m.2).
İzin ücretini sonradan ödemek. İzin dönemine ait ücret, izne başlamadan önce peşin ya da avans olarak ödenir (m.57).
Ayrılışta kullanılmayan izni unutmak. Sözleşme hangi nedenle sona ererse ersin, hak edilip kullanılmayan izin sona erme tarihindeki ücret üzerinden ödenir (m.59). Bu yüzden bakiyenin kayda dayalı ve güncel olması, ayrılış günü tartışmayı önler.

Kaynaklar

Rehberdeki madde atıfları bu resmî metinlere dayanır. Mevzuat değişebilir; işlem yapmadan önce güncel metni kontrol edin.

İzin takip programı hakkında sorulanlar

İzin talebini önce birim yöneticisi, sonra İK onaylayabilir mi?

Evet. İki seviyeli onay açıldığında ilk onayı birim yöneticisi, son onayı İK ya da merkez verir; aynı kişi iki seviyeyi birden veremez. Talebin hangi aşamada olduğunu çalışan telefonundan izler.

Evlilik ya da babalık izni yıllık izinden düşer mi?

Düşmez. Evlilik, babalık ve ölüm izni sistemde ayrı izin türleridir; onaylanan izin puantaja işlenir ama yıllık izin bakiyesine dokunmaz. Süreleri İş Kanunu Ek m.2’dedir: evlilik ve ölümde 3 gün, eşin doğumunda 10 gün.

Sisteme geçerken eski izin kayıtlarımız ne olur?

Personel listesi panelden CSV ile toplu yüklenir; işe giriş tarihi kıdemin ve izin hakkının dayanağıdır. Elinizdeki izin kayıtlarını kurulumda birlikte gözden geçiririz; uygun biçimdeyse aktarılır, önce küçük bir örnekle deneme aktarımı yapılır.

Şube müdürü başka şubedeki çalışanın iznini görebilir mi?

Hayır. Departman sorumlusu yalnız kendi ekibinin izin taleplerini görür ve onaylar. Tüm şirketi görme yetkisi yönetici, müdür ve İK gibi rollerdedir; roller şirkete göre ayarlanabilir.

Çalışan izin talebini ne kadar önceden açmalı?

Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’ne göre çalışan, iznini kullanmak istediği tarihten en az bir ay önce yazılı olarak bildirir (m.7). İzin kurulu ya da işveren istenen tarihle bağlı değildir (m.8). Sistemde talebin açıldığı an kayda geçer; böylece talebin ne kadar önceden yapıldığı sonradan tartışılmaz.

Çalışanın sağlık raporunu kim görebilir?

Rapor şifreli saklanır; yalnız izin sahibi ve talebi onaylayan kişi görür ve her görüntüleme kayda geçer. Departman sorumlusu yalnız kendi ekibinin taleplerine erişir.

Devamı

İzin bakiyelerini bir kez girin, gerisi kayıttan yürüsün

Kurulumu birlikte, ücretsiz yaparız; açılış bakiyelerini aktarır, onay düzeninizi tanımlarız. 30 gün kendi personelinizle deneyin.

30 gün ücretsiz deneyin Hemen arayın E-posta gönderin

+90 541 454 25 24 bilgi@medyajans.com.tr