Personel özlük dosyası: özlük dosyasında bulunması gereken belgeler ve saklama süreleri

Personel özlük dosyası nedir?

Personel özlük dosyası, işverenin her işçi için tuttuğu ve işçinin kimlik bilgileriyle birlikte kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı içeren dosyadır. Dayanağı 4857 sayılı İş Kanunu m.75’tir: işveren bu belgeleri saklamak ve istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

Kanun dosyanın biçimini belirlemez: kâğıt klasör, taranmış belge ya da elektronik kayıt olabilir. Belirlediği iki şey vardır: dosyanın eksiksiz olması ve denetimde gösterilebilir olması. Eksik belge çoğu zaman denetimde değil, bir uyuşmazlıkta fark edilir; o noktada belgeyi geriye dönük üretmek mümkün değildir.

Yükümlülük işçi sayısından bağımsızdır: tek işçi çalıştıran işveren de dosya tutar. Dosyayı kimin tuttuğu (insan kaynakları, muhasebe ya da dışarıdan çalışan mali müşavir) yükümlülüğü değiştirmez; sorumluluk işverendedir ve belgeler istendiğinde işyerinden gösterilebilmelidir.

İşverenin gizlilik yükümlülüğü

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür (m.75/2). Bu hüküm 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ndan çok önce yazılmıştır ve bugün KVKK ile birlikte okunur.

KVKK açısından işveren, özlük dosyasındaki verilerin veri sorumlusudur. Verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve hukuka aykırı erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır (6698 m.12/1). Pratikte bu, dosyaya kimin erişebildiğinin tanımlı olması, kilitli dolap ya da yetkili kullanıcı hesabı ve erişimin izlenebilmesi demektir.

Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler

Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler, işçinin durumuna göre değişir; aşağıdaki liste, dayanağını mevzuatta bulduğumuz belgeleri gösterir. Her işçide hepsi bulunmaz: kısmi süreli sözleşme yalnız kısmi süreli çalışanda, uzaktan çalışma iş araçları listesi yalnız uzaktan çalışanda gerekir.

Liste, bu rehberin dayanağını birincil metinden doğruladığı belgelerdir; işyerinizin faaliyetine göre iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı gibi başka düzenlemeler ek belgeler isteyebilir.

Uzaktan çalışma belgesinin ayrıntısı için uzaktan çalışma yönetmeliği rehberine, fazla çalışma onayının nasıl alındığı için fazla mesai rehberine bakabilirsiniz.

Özlük dosyası saklama süresi ne kadar?

İş Kanunu özlük dosyası için tek bir saklama süresi yazmaz; süre, belgenin hangi kanuna dayandığına göre belirlenir. En uzun süre genellikle SGK kayıtlarınındır: işyeri defter, kayıt ve belgeleri, ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl saklanır (5510 m.86/2).

Zamanaşımı bir saklama yükümlülüğü değildir; ama alacağın ispatı belgeye dayandığından, zamanaşımı dolmadan belgeyi imha etmek işvereni ispatsız bırakır.

Örnek. Mart 2026’da işten ayrılan bir çalışanın 2026 yılına ait SGK kayıtları 1 Ocak 2027’den başlayarak on yıl, yani 31 Aralık 2036 sonuna kadar saklanır. Aynı yılın ücret bordroları için VUK süresi 2027 başından itibaren beş yıldır ve 2031 sonunda dolar; ama bordro aynı zamanda SGK’ya ilişkin bir kayıt olduğundan, uygulamada uzun olan süreye göre saklanması güvenli olandır.

Dosyayı işçi ayrıldı diye kapatmak yerine belge bazında imha tarihi belirlemek doğru yöntemdir: aynı dosyada 2036’ya kadar tutulacak bir puantaj ile süresi çoktan dolmuş bir başvuru belgesi yan yana durabilir.

Özlük dosyasına neler girmemeli?

Kişisel veriler işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak zorundadır (6698 m.4/2-ç). Özlük dosyası “işçi hakkında ne varsa” klasörü değildir; içine giren her belgenin bir hukuki gereği ya da açık bir amacı olmalıdır.

• Sağlık bilgisi ayrı tutulmalı. Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir (6698 m.6/1). Rapor gibi belgeler gerekli olabilir; ama erişimi dar, genel dosyadan ayrı tutulmalıdır.
• Gerekmeyen kopyalar istenmemeli. Örneğin bir belgenin tamamı yerine yalnız gereken bilgisi yeterliyse fazlası alınmamalıdır.
• Sosyal medya taraması, aile bilgisi, siyasi görüş gibi işle ilgisi olmayan bilgiler dosyaya girmemelidir; dernek, sendika üyeliği ve din de özel nitelikli veridir.
• Not ve değerlendirmeler tarihli ve imzalı olmalı; kimin yazdığı belli olmayan bir not, dosyada en zayıf belgedir.

Veriler elde edilirken çalışan, verilerinin hangi amaçla işleneceği, kimlere aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi hakkında bilgilendirilmelidir (6698 m.10). İşe girişte verilen bir aydınlatma metni, özlük dosyasının kendisini de kapsamalıdır.

Süresi dolan belge nasıl imha edilir?

İşlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalkınca kişisel veriler resen ya da ilgili kişinin talebiyle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir (6698 m.7/1). Usulü Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik belirler.

• Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlüsü olan işveren bir kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlar (Yönetmelik m.5/1).
• Politikası olan işveren süresi dolan veriyi ilk periyodik imhada siler; periyot politikada yazılır ve altı ayı geçemez. Politika yükümlülüğü olmayan işveren üç ay içinde işlem yapar (m.11).
• Silme, yok etme ve anonimleştirme işlemlerinin kaydı tutulur ve bu kayıt en az üç yıl saklanır (m.7/3).
• Çalışan silme talep ederse ve işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talep en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır (m.12).

Burada sık yapılan hata sırayı karıştırmaktır: KVKK “gereksizse sil” der, ama SGK ve vergi mevzuatı belirli belgeler için “şu süre sakla” der. KVKK diğer kanunlardaki hükümleri saklı tutar (6698 m.7/2). Yani saklama süresi dolmamış bir puantaj, işçi istese de silinmez; süresi dolduğunda ise beklemeden imha edilir.

İşe giriş, çalışma ve ayrılış: üç aşamalı kontrol listesi

Özlük dosyası bir kez kurulup kapanan bir klasör değildir; işçinin iş ilişkisi boyunca büyür. Belgeleri hangi anda üretildiklerine göre üç aşamada kontrol etmek, eksikliği oluştuğu ay yakalamayı sağlar.

İşe girişte

• Kimlik bilgileri ve işe giriş bildirgesinin dökümü — bildirge çalışma başlamadan önce verilir (5510 m.8/1).
• İmzalı iş sözleşmesi; yazılı sözleşme yoksa en geç iki ay içinde çalışma koşullarını, çalışma süresini, ücreti ve ödeme dönemini gösteren yazılı belge (4857 m.8).
• Fazla çalışma öngörülüyorsa işçinin yazılı onayı (Fazla Çalışma Yön. m.9).
• Kişisel verilere ilişkin aydınlatma metninin verildiğini gösteren kayıt (6698 m.10).
• Uzaktan çalışma varsa iş araçları listesinin imzalı nüshası (Uzaktan Çalışma Yön. m.7/2).

Çalışma süresince

• Her ay ücret hesap pusulası ve bordro; eksik gün olan ayda nedenin belgesi (rapor, izin belgesi, imzalı puantaj ya da tutanak).
• Fazla çalışma yapılan dönemlerde saatleri gösteren belgenin imzalı nüshası (Fazla Çalışma Yön. m.10).
• Yıllık izin kayıt belgesindeki hak ediş ve kullanım tarihleri (Yıllık Ücretli İzin Yön. m.20).
• Yazılı uyarılar, savunma istemleri ve tutanaklar — imzalanmayan bildirim için o yerde düzenlenen tutanak (4857 m.109).

İşten ayrılışta

• Yazılı fesih bildirimi ya da istifa dilekçesi; feshe yol açan bildirim her hâlde yazılıdır (4857 m.109).
• İşin çeşidini ve süresini gösteren çalışma belgesi (4857 m.28).
• İade edilen iş araçlarının tutanağı.
• Belge bazında imha tarihlerinin not edilmesi — dosya ayrılışla değil, son belgenin süresiyle kapanır.

En sık görülen üç eksik: imzasız fazla çalışma belgesi, eksik gün olan ayın belgesiz kalması ve yazılı sözleşmesi olmayan işçiye iki ay içinde çalışma koşulları belgesinin verilmemesi. Üçü de ancak bir uyuşmazlık başladığında fark edilir ve üçü de geriye dönük tamamlanamaz.

Elektronik özlük dosyası ve denetim

Elektronik dosya kâğıttan daha güvenli olabilir, ama yalnız iki şart sağlanırsa: erişim yetkiyle sınırlıdır ve değişiklik izi kalır. Puantajı sonradan düzeltilebilen ama düzeltmenin kimin tarafından yapıldığı görünmeyen bir sistem, kâğıt imza föyünden daha zayıf bir delildir.

Denetimde süre kısadır: SGK denetim elemanı istediğinde belgeler on beş gün içinde ibraz edilir (5510 m.86/2; eksik çalışma belgeleri için SSİY m.102/13). Ekip başına değil işçi başına aranabilir olan bir düzen, bu sürede belgeyi bulmayı mümkün kılar.

Programımız bir özlük dosyası arşivi değildir; dosyaya girecek kayıtların bir kısmını üretir. Giriş-çıkıştan otomatik puantaj oluşur, izinli, raporlu ve eksik çalışılan günler ayrı sayılır, onaylanan ay kilitlenir ve PDF, CSV ya da Excel olarak alınır. Fazla çalışma onayı kayıtlı olmayan personelin fazla mesaisi onaylanamaz; sağlık raporu gibi belgeler şifreli saklanır ve her görüntüleme kaydedilir; İSG eğitimi ve sağlık muayenesi gibi süreli belgeler dolmadan bildirim gider. Ayrıntı: puantaj programı.

Bu rehber bilgi amaçlıdır, hukuki ya da mali müşavirlik tavsiyesi değildir. Toplu iş sözleşmesi ve iş sözleşmeniz daha lehe hükümler içerebilir.