Sektör · Kurs, özel okul ve eğitim merkezi
Kurs ve okul personel takip: eğitmen saati, şube ve kısmi süre tek kayıtta
Bir kursta ya da özel okulda çalışanların bir kısmı tam süreli idari personeldir, bir kısmı haftada birkaç gün gelen eğitmen. Eğitmenin ücreti çoğu zaman girdiği saate bağlıdır ve o saat ay sonunda elle toplanır. Bu sayfa ders saatiyle çalışan bir kurumda giriş-çıkış kaydının neyi çözdüğünü, neyi çözmediğini anlatır.
Kurs ve okulda takibi zorlaştıran ne?
Eğitim kurumunda takibi zorlaştıran şey, ücretin saatle, çalışmanın dersle planlanmasıdır. Eğitmen salı ve perşembe akşamları, cumartesi sabahları derse girer; bir hafta ders iptal olur, bir hafta telafi dersi eklenir. Ay sonunda “bu ay kaç saat girdin” sorusu eğitmenin kendi notuna ve sekreterin defterine göre cevaplanır.
Birden fazla şubesi olan kurslarda aynı eğitmen sabah bir şubede, akşam diğerinde derse girer. Ders programı bir yerde, giriş-çıkış başka yerde, ücret hesabı üçüncü bir dosyada tutulduğunda bu üç kaynak ayrışır ve ayrıştığını kimse fark etmez.
İdari kadro ise tam tersine sabit saatlerde çalışır: danışma, muhasebe, temizlik. Aynı kurumda iki ayrı düzen vardır ve ikisi de aynı puantajda doğru toplanmalıdır. Biri ders saatine, öteki mesai saatine göre düşünülür; kayıt ise ikisi için de aynı birimle, saat ve dakikayla tutulur.
Kısmi süreli eğitmen için kanun ne söyler?
Kısa cevap: tam süreli emsalin üçte ikisine kadar çalışan eğitmen kısmi sürelidir; salt bu nedenle farklı işleme tâbi tutulamaz ve sözleşmesini aşan saatleri zamlı ödenir.
| Konu | Kural | Dayanak |
|---|---|---|
| Kısmi süre tanımı | Tam süreli emsal çalışmanın üçte ikisine kadar yapılan çalışma | Çalışma Süreleri Yön. m.6 |
| Eşit işlem | Haklı neden olmadıkça kısmi süreli olduğu için farklı işlem yapılamaz; paraya ilişkin bölünebilir menfaatler süreyle orantılıdır | 4857 m.13 |
| Sözleşmeyi aşan saat | Sözleşmeli haftalık süreyi aşan ve 45 saate kadar olan çalışma fazla sürelerle çalışmadır, %25 zamlı | 4857 m.41 |
| Serbest zaman | Eğitmen isterse fazla sürelerle çalıştığı her saat için 1 saat 15 dakika serbest zaman kullanır | 4857 m.41 |
| Hafta tatili | 7 günlük zaman dilimi içinde kesintisiz en az 24 saat | 4857 m.46 |
Özel öğretim kurumlarında çalışan öğretmenlerin çalışma süresine ilişkin özel mevzuat olabilir; bunu bu sayfada doğrulamadık. Tablo İş Kanunu’nun genel kurallarını özetler.
Eğitim kurumunda sistem nasıl kurulur?
Öğretmenler odasında QR
Odaya asılan kod o şubenin konumuna bağlıdır. Eğitmen derse girmeden önce okutur, dersten sonra çıkışını aynı kodla yapar.
Ortak tablet
Telefonunu derste kullanmayan eğitmen kapıdaki tablette adını seçip kişisel PIN’iyle girer.
Şube = departman
Her şube departman ağacında ayrı dal olur; şube müdürü yalnız kendi şubesinin personelini görür, merkez hepsini görür.
Aynı gün iki şube
Gün içinde birden fazla giriş açıkken eğitmen sabah bir şubede, akşam diğerinde giriş yapar; her kayıt kendi konumuyla tutulur.
Sözleşmeli haftalık süre
Her eğitmenin kaydına sözleşmeli haftalık süresi girilir; aşan saatler puantajda fazla sürelerle çalışma olarak ayrılır.
Aylık saat raporu
Puantaj kişi başı gün ve saati gösterir, şubeye göre süzülür; PDF, CSV ve Excel olarak alınır. Onaylanan ay kilitlenir.
Telafi dersi ve değişiklik
Ders kaydırıldığında eğitmenin o günkü vardiyası ileri tarihli değişiklikle önceden girilir; o gün kendiliğinden uygulanır.
İzin ve rapor
Eğitmen ve idari personel izin talebini telefonundan açar; kalan iznini ve talebin aşamasını görür.
Ders saati mi, saat mi? Bir eğitmenin haftası
Örnek: sözleşmeli haftalık süresi 15 saat olan eğitmen, 40 dakikalık dersler veriyor. Sistem dersi değil, kurumda geçirilen süreyi ölçer.
| Gün | Ders | Giriş–çıkış | Kayıtlı süre |
|---|---|---|---|
| Salı | 4 ders (40 dk + 10 dk teneffüs) | 17:00–20:20 | 3 saat 20 dakika |
| Perşembe | 4 ders | 17:00–20:20 | 3 saat 20 dakika |
| Cumartesi | 6 ders | 09:00–14:00 | 5 saat |
| Hafta toplamı | 14 ders | — | 11 saat 40 dakika |
Ücretin ders başına mı saat başına mı ödeneceği sözleşmenizin konusudur. Sistem süreyi saat ve dakika olarak tutar; ders başına ücret hesabı ve bordro mali müşavirinizin programında yapılır. Teneffüslerin çalışma süresine mi ara dinlenmeye mi sayılacağını da sözleşmeyle netleştirin (ara dinlenme çalışma süresinden sayılmaz, 4857 m.68).
Sistemin eğitim kurumunda YAPMADIĞI şeyler
Bir okul yönetim yazılımı değildir; yalnız personeli yönetir.
- Ders programı hazırlamaz. Sınıf, ders ve saat çakışmasını çözen bir ders dağıtım aracı değildir; eğitmenin kurumda bulunduğu süreyi tutar.
- Ders başına ücret hesaplamaz. Kayıt saat ve dakikadır; ücretin hiçbir kalemi sistemde hesaplanmaz, bordro girdi paketi müşavirinize gider.
- Öğrenci yoklaması ve veli iletişimi yoktur. Öğrenci verisi bu sisteme girmez; içine öğrenci bilgisi girilmemelidir.
- Çevrim içi dersi kendiliğinden ölçmez. Evden verilen derste eğitmen giriş yapabilir, ama kayıt tanımlı çalışma alanı dışında olduğu için şirket ayarına göre işaretlenir ya da engellenir; uzaktan ders için kuralı kurulumda birlikte belirleriz.
Kurulumdan önce kararlaştırılacaklar
- Eğitmen dersten ne kadar önce girmeli? Geç kalma toleransını şirket belirler; tolerans içindeki gecikme puantajı eksik yazmaz.
- Teneffüs nasıl sayılacak? Teneffüsü mola olarak tanımlarsanız net süreden düşülür; çalışma sayarsanız düşülmez. Sözleşmenizle uyumlu seçin.
- Şubeler arası yol — iki şube arasında geçen süre, çıkış ve yeniden giriş arasında kalır ve çalışma kaydına girmez. Bunu eğitmenlere baştan açıklayın.
- Kişisel telefon mu, kurumun tableti mi? Kişisel telefon kullanılacaksa konumun yalnız mesai açıkken alındığını çalışanlara yazılı olarak açıklayın.
Eğitmen saatini kayda bağlamak neyi değiştirir?
Eğitmen saatini kayda bağlamak, ay sonundaki saat toplamını bir beyan olmaktan çıkarır. Eğitmen girişini öğretmenler odasındaki koddan ya da tabletten yapar; çıkış da aynı yerden alınır. Ay sonunda sekreterin defteri, eğitmenin notu ve muhasebenin dosyası yerine tek bir puantaj vardır ve eğitmen kendi kaydını telefonundan görür.
İkinci değişiklik sözleşmeyle ilgilidir. Kısmi süreli eğitmenin sözleşmeli haftalık süresi kaydına girildiği için, sözleşmesini aşan saatler puantajda ayrı kalem olarak görünür. Böylece fazla sürelerle çalışma fark edilmeden birikmez; eğitmen zamlı ücret yerine serbest zaman seçmek isterse bunu da kayıt üzerinden konuşursunuz.
Üçüncü değişiklik şubeler arasındadır. Merkez, şubelerin aylık puantajını aynı biçimde alır; bir şubede eğitmen başına düşen saat ile diğerindeki saat yan yana karşılaştırılabilir. Şube müdürü yalnız kendi şubesini görür ve onaylar; idari personelin izin ve devamsızlığı da aynı ekranda, aynı kurallarla tutulur.
Kurulum ağır değildir. Personel listesi CSV ile yüklenir, her şube konumu ve QR koduyla tanımlanır, vardiya tipleri birlikte yazılır. Donanım gerekmez; telefonu olmayan ya da kullanmak istemeyen eğitmen için kapıya bir tablet yeter.
Eğitmenin kişisel verisi: sınır nerede?
Eğitmenler çoğu zaman kişisel telefonunu kullanır; bu yüzden sistemin ne topladığı baştan açık olmalıdır.
- Konum yalnız mesai açıkken — konum yalnız mesai açıkken ve uygulama açıkken alınır; ders bittikten sonra gelen konum saklanmaz.
- Biyometrik yok — parmak izi ve yüz tanıma kullanılmaz. KVKK’nın 2026/921 sayılı ilke kararı mesai takibinde biyometrik veri işlenmesini açık rıza olsa dahi hukuka aykırı saydı.
- Fotoğraf isteğe bağlı — kurum isterse girişte fotoğraf istenir ve yalnız kayda eklenir; yüz eşleştirmesi yapılmaz.
- Saklama süresi kurumda — konum ve fotoğraf kayıtları kurumun belirlediği süre dolunca imha edilir; çalışan aydınlatma metni şablonu panelde hazırdır.
Kaynaklar
- 4857 sayılı İş Kanunu
- İş Kanununa İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararı (kamuoyu duyurusu)
Rehberdeki madde atıfları bu resmî metinlere dayanır. Mevzuat değişebilir; işlem yapmadan önce güncel metni kontrol edin.
Kurs ve okullar sorduğunda
Eğitmenimiz haftada 15 saatlik sözleşmesine rağmen 20 saat derse girdi; ne olur?
Sözleşmeli 15 saati aşan ve 45 saate kadar olan 5 saat fazla sürelerle çalışmadır ve %25 zamla ödenir (4857 m.41). Eğitmen isterse zamlı ücret yerine her saat için 1 saat 15 dakika serbest zaman kullanabilir. Puantajda bu 5 saat ayrı kalem olarak görünür; tutarı müşaviriniz hesaplar.
40 dakikalık dersleri sistem nasıl sayıyor?
Sistem dersi değil, giriş ile çıkış arasındaki süreyi saat ve dakika olarak sayar. Dört ders ve aradaki teneffüsler 3 saat 20 dakika olarak kayda geçer. Teneffüsü mola olarak tanımlarsanız net süreden düşülür. Ders başına ücret ödüyorsanız ders sayısını sözleşmenize göre ayrıca tutarsınız.
Aynı eğitmen iki şubemizde ders veriyor; puantajı nasıl ayrılır?
Her şube ayrı çalışma alanı ve departman olarak tanımlanır. Eğitmen hangi şubede giriş yaptıysa kayıt o konumla tutulur. Gün içinde birden fazla giriş açıkken aynı gün iki şubede çalışabilir; puantaj şubeye göre süzüldüğünde her şubedeki saati ayrı görürsünüz.
Eğitmen dersi bitince çıkış yapmayı unutursa puantaj şişer mi?
Şişmez. Çıkışını unutan eğitmene hatırlatma gider; kayıt yine kapanmazsa şirket kuralına göre otomatik kapatılır ve “otomatik çıkış” olarak ayrı işaretlenir. Şube müdürü gerekirse gerçek saati girer ve bu düzeltme kim · ne zaman bilgisiyle saklanır. Açık kalan kayıt şişmiş saat olarak puantaja yansımaz.
Cumartesi ve pazar ders veren eğitmenin hafta tatili hangi gün olur?
4857 m.46 hafta tatilini belirli bir güne bağlamaz; çalışana yedi günlük zaman dilimi içinde kesintisiz en az 24 saat dinlenme verilmesini ister. Hafta sonu çalışan eğitmenin hafta tatili hafta içi bir gün olabilir. Sistemde hafta tatili günleri vardiya düzeniyle birlikte girilir ve hafta tatili puantajda ayrı kalem olarak görünür.
Yaz döneminde kurs kapanınca eğitmen kayıtları ne olur?
Kayıtlar ve geçmiş puantajlar sistemde kalır; kapalı dönem için vardiya atanmaz. Yeniden açılışta vardiya planını ileri tarihli değişiklikle önceden girebilirsiniz. Kapalı dönemin sözleşme ve izin açısından nasıl değerlendirileceği sözleşmenizin türüne bağlıdır; bunu danışmanınızla belirleyin.
Devamı
Bununla birlikte bakılan sayfalar
Kısmi süreli çalışma
Kısmi süreli çalışma (İş K. m.13): emsal işçi, orantılı ücret, ayrımcılık yasağı, yarı zamanlı çalışanın puantajı ve fazla mesai yasağı (FÇY m.8).
İnceleSaatlik ücret hesaplama
Saatlik ücret hesaplama: aylık ücretin 225’e bölünmesi, günlük ücret, kısmi süreli çalışanda bölen, fazla mesai ve genel tatil için örnek hesap ve yuvarlama.
İncelePuantaj programı
Otomatik aylık puantaj ve fazla mesai
İnceleEğitmen ve şube yapınızı anlatın
Kaç şubeniz, kaç tam süreli ve kaç kısmi süreli eğitmeniniz var? Şubeleri ve sözleşmeli saatleri kurulumda birlikte, ücretsiz tanımlayalım.