PDKS nedir? Personel devam kontrol sistemi nasıl çalışır?

PDKS ne demek?

PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi’nin kısaltmasıdır. Bir kayıt noktası (kart okuyucu, ortak tablet ya da çalışanın telefonu) her giriş ve çıkışı saatiyle kaydeder; yazılım bu kayıtları işyerinin vardiya, mola ve tatil kurallarıyla birleştirerek her çalışanın her günü için çalışma süresini çıkarır. Sonuç, ay sonunda bordroya giren puantajdır.

Kısaca: PDKS kaydı toplar, puantaj kaydı kurala göre sayar, bordro sayıyı ücrete çevirir. Üçü ayrı işlerdir; bir PDKS ürünü genellikle ilk ikisini birlikte yapar.

PDKS’nin üç parçası

• Kayıt noktası. Girişin ve çıkışın yapıldığı yer: duvardaki terminal, kapıdaki ortak tablet ya da çalışanın telefonundaki uygulama. Her kayıt kim, ne zaman ve nerede sorusuna cevap verir.
• Kural motoru. Vardiya saatleri, mola, hafta tatili, genel tatil, izin ve rapor bilgisini kayıtla birleştirir; geç kalmayı, erken çıkmayı, eksik molayı ve fazla çalışmayı ayırır.
• Çıktı. Günlük durum çizelgesi, aylık puantaj, fazla mesai ve devamsızlık raporları ile bordro programına aktarılan dosya.

PDKS türleri: kart, PIN, mobil, biyometrik

PDKS’ler kayıt noktasının türüne göre ayrılır. Seçim; çalışanın nerede çalıştığına (tek ofis, çok şube, saha), kaydın kime ait olduğunun nasıl doğrulanacağına ve kişisel veri riskine göre yapılır.

Biyometri satırı bilgi içindir: KVKK Kurulu’nun 2026/921 sayılı ilke kararı (Resmî Gazete, 2 Haziran 2026) mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlemeyi açık rıza olsa dahi hukuka aykırı saydı.

PDKS zorunlu mu? Hangi kurallar kayıt gerektirir?

İş Kanunu belirli bir cihaz ya da yazılım kullanmayı şart koşmaz. Ama işverene, ancak çalışma süresini bilerek yerine getirilebilecek yükümlülükler yükler. Bu yüzden soru “PDKS zorunlu mu” değil, “bu yükümlülükleri hangi kayıtla yerine getiriyorum” sorusudur.

Uygulamada, fazla çalışma ya da ücret uyuşmazlığında işyerinin giriş-çıkış kayıtları ilk istenen belgeler arasındadır. Kaydı olmayan işveren, iddiaya karşı yalnız tanık beyanıyla kalır. Tutarlı ve değiştirilemeyen bir kayıt bu yüzden hem çalışanı hem işvereni korur.

KVKK açısından PDKS: neye izin var?

Giriş-çıkış kaydı kişisel veridir; işlenmesi için amaç, ölçülülük ve aydınlatma şarttır. Bugünkü çerçevenin en net çizgisi biyometridir: parmak izi, yüz tanıma, iris ve retina ile mesai takibi açık rıza olsa dahi hukuka aykırıdır (KVKK 2026/921). Kart, PIN, QR ve mesai anıyla sınırlı konum kaydı ise ölçülü kurulduğunda kullanılabilir. Ayrıntı: biyometrik mesai takibi yasağı · KVKK uyumlu personel takibi.

• Konum yalnız giriş ve çıkış anında alınır; mesai dışında ve mola sırasında izlenmez.
• Çalışan, hangi verinin hangi amaçla, ne kadar süre saklandığını önceden yazılı olarak öğrenir (aydınlatma).
• Kayda erişim yetkisi, kaydı gerçekten kullanan yönetici ve İK ile sınırlanır.

PDKS nasıl kurulur? 5 adım

• 1. Kuralları yazın. Vardiya saatleri, mola süresi, hafta tatili günü, geç kalma toleransı ve sözleşmeli haftalık süre (yarı zamanlılar dahil).
• 2. Kayıt yöntemini seçin. Ofiste ortak tablet ya da QR, sahada konumlu mobil giriş; biyometri seçeneği yoktur.
• 3. Çalışanları bilgilendirin. Aydınlatma metni, nasıl giriş yapılacağı ve unutulan kaydın nasıl düzeltileceği.
• 4. Bir ay paralel çalıştırın. Eski çizelgeyle yan yana tutun; farkları kural hatası mı, kayıt hatası mı diye ayırın.
• 5. Puantajı ve bordro aktarımını bağlayın. Ay sonunda mali müşavire giden dosyanın biçimini birlikte belirleyin.

PDKS maliyeti neye bağlıdır?

Maliyet üç kalemden oluşur: donanım (terminal, kart, tablet), yazılım (genellikle kişi başı aylık abonelik) ve kurulum/bakım. Mobil ve ortak tablet yönteminde terminal ve kart gideri kalkar. Bizim İş Gücü Yönetimi ürünümüzde fiyat kişi başı aylık ₺59’dan başlar (1–50 çalışan dilimi, KDV hariç), kurulum ücretsizdir ve 30 gün ücretsiz denenir; dilim tablosu ürün sayfasında yayımlıdır.

PDKS seçerken sorulacak sorular

• Giriş-çıkış kaydı sonradan düzeltilirse eski değer ve düzelten kişi saklanıyor mu?
• Yarı zamanlı çalışanın sözleşmeli süresi tanımlanabiliyor mu (%25 fazla sürelerle çalışma bandı)?
• Ara dinlenme, gece 7,5 saat ve günlük 11 saat sınırları uyarı veriyor mu?
• Puantaj bordro programına hangi biçimde aktarılıyor?
• Fiyat yayımlı mı, çalışan sayısı artınca nasıl değişiyor?

Satın alma öncesi ayrıntılı kontrol listesi için personel takip programı rehberine, kuralların kendisi için ücretsiz hesaplama araçlarına bakın.

Bu rehber bilgi amaçlıdır, hukuki ya da mali müşavirlik tavsiyesi değildir.