Otel personel takip programı: sezon ekibi, bölünmüş vardiya ve gece resepsiyonu

Otelde takibi zorlaştıran üç şey vardır: sezon, bölünmüş mesai ve gece. Nisan’da otuz kişiyle açılan bir tesis temmuzda yüz kişiye çıkar; sezon başında gelen personelin vardiyası, departmanı ve sözleşmeli saati birkaç gün içinde sisteme girilmek zorundadır. Kasımda kadro yeniden daralır.

Restoran ve bar ekibi öğle ve akşam servisi arasında çıkar, akşam geri döner. Tek giriş-tek çıkış varsayan bir yöntem ya aradaki boşluğu çalışma sayar ya da ikinci servisi hiç görmez. Kat hizmetlerinde ise oda sayısı doluluğa göre değişir; aynı gün iki kat görevlisinin vardiyası değiştirilir ve bu değişiklik çoğu zaman mesaj grubunda kalır.

Gece resepsiyonu ve gece güvenliği, kanunun 7,5 saatlik gece sınırının istisna tanıdığı işlerdendir. İstisna kendiliğinden işlemez: çalışanın yazılı onayı gerekir ve istisnanın kapsamı belgeli turizm tesisleriyle sınırlıdır.

Sezon kapanışında en çok kontrol edilen şey, ayrılan personelin son ayının eksiksiz kapanmasıdır. Unutulan çıkışlar ve kapanmamış vardiyalar ay sonundan önce listelenir; yönetici gerçek saati girer ve personel bilgilendirilir. Son ayın puantajı onaylanıp kilitlendikten sonra mali müşavirinize bordro girdi paketi olarak gider; veri yeniden girilmez.

İkinci kontrol izindir. Kullanılmamış yıllık izin bakiyesi personel bazında görünür; izin hakkının nasıl kullandırılacağı ya da ücretinin nasıl ödeneceği hukuki ve bordro konusudur, ama bakiyenin kendisi tartışmalı olmaz. Ayrılan personelin sağlık raporu gibi belgeleri şifreli kalır ve konum ile fotoğraf kayıtları şirketin belirlediği saklama süresi dolunca imha edilir.

Üçüncü kontrol bir sonraki sezondur. Vardiya tipleri, departman ağacı ve çalışma alanları sezon kapanınca silinmez; ertesi yıl personel listesini yeniden yükleyip vardiyaları atadığınızda tesis aynı düzenle açılır. Kadro planı ise açık ve fazla kadroyu departman ekranında gösterir; sezon öncesi işe alım ihtiyacını bu ekrandan okursunuz.