İş Kanunu uyum testi: 12 soruda çalışma süresi, kayıt ve KVKK kontrolü

Uyum testi neyi ölçer, neyi ölçmez?

Test, bir işverenin çalışma süresi, kayıt ve kişisel veri konusundaki en sık denetlenen on iki yükümlülüğünü sorar. Her soru “evet = uyumlu” biçiminde yazılmıştır. Uyum notu, “evet” cevaplarının soru sayısına oranıdır: 12 sorunun 9’una “evet” diyen 75 alır. “Bilmiyorum” ve boş bırakılan sorular uyumlu sayılmaz; çünkü kontrol edilmemiş bir yükümlülük, bir denetimde gösterilebilecek bir kayıt değildir.

Test bilinçli olarak dar tutuldu. İş sağlığı ve güvenliği, engelli ve eski hükümlü istihdamı, sendikal haklar, ücretin zamanında ödenmesi gibi konular sorulmaz; bunlar ayrı uzmanlık ister. Ayrıca test idari para cezası tutarı göstermez: tutarlar her yıl yeniden değerlenir ve doğrulanmamış bir rakam yazmak yanlış güven verir.

Soru metinleri ilgili maddelerden kısaltılmıştır; tam metin her sorunun altındaki açıklamada ve sayfa sonundaki kaynaklardadır.

Fazla çalışma: onay, belge ve 270 saat

Fazla çalışma üç ayrı yükümlülük taşır ve üçü de kâğıt üzerinde gösterilmelidir. Birincisi işçinin yazılı onayıdır: onay sözleşme yapılırken ya da ihtiyaç doğduğunda alınır ve özlük dosyasında saklanır; işçi onayını otuz gün önceden yazılı bildirimle geri alabilir (Fazla Çalışma Yönetmeliği m.9). Zorunlu nedenler ve olağanüstü hâllerdeki fazla çalışma bu şartın dışındadır.

İkincisi belgelemedir: işveren, fazla çalışma yaptırdığı işçilerin bu saatlerini gösteren bir belge düzenler ve imzalı bir nüshasını özlük dosyasında saklar (Fazla Çalışma Yönetmeliği m.10). Üçüncüsü yıllık sınırdır: fazla çalışmanın toplamı bir yılda 270 saati geçemez (4857 m.41). Onay formu örneği ve ayrıntı için fazla mesai onay formu rehberine, ücret hesabı için fazla mesai hesaplama sayfasına bakın.

Süre sınırları: 11 saat, mola, hafta tatili, gece

Dört süre sınırı birbirinden bağımsızdır; biri tutarken öbürü aşılabilir. Günlük çalışma süresi her ne şekilde olursa olsun 11 saati aşamaz (Çalışma Süreleri Yönetmeliği m.4); fazla çalışma onayı bu sınırı kaldırmaz. Ara dinlenmesi günlük çalışmanın uzunluğuna göre en az 15 dakika, 30 dakika ya da 1 saattir ve çalışma süresinden sayılmaz (4857 m.68).

Haftanın iş günlerinde çalışmış işçiye yedi günlük bir zaman dilimi içinde kesintisiz en az 24 saat hafta tatili verilir (4857 m.46). Gece, en geç 20:00’de başlayıp en erken 06:00’ya kadar süren dönemdir ve işçilerin gece çalışmaları 7,5 saati geçemez; turizm, özel güvenlik, sağlık hizmeti ve petrol arama-sondaj işlerinde işçinin yazılı onayıyla aşılabilir (4857 m.69). Bir haftanın saatlerini bu sınırlara göre kontrol etmek için çalışma süresi hesaplama aracını kullanın; ayrıntılar ara dinlenme ve gece çalışması rehberlerinde.

Kayıtlar: izin kaydı, özlük dosyası, ücret pusulası

Denetimde ilk istenen şey kayıttır. İşveren, çalıştırdığı işçilerin izin durumlarını gösteren yıllık izin kayıt belgesini tutmak zorundadır; aynı esaslara göre izin defteri ya da kartoteks de kullanılabilir (Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği m.20). Her işçi için bir özlük dosyası düzenlenir; dosyada kimlik bilgileri ile kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu her türlü belge ve kayıt saklanır ve istendiğinde yetkili mercilere gösterilir (4857 m.75).

Ücret ödemelerinde işçiye ücret hesabını gösteren, imzalı ya da işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula verilir; fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi eklemeler ve vergi, prim, avans gibi kesintiler ayrı ayrı gösterilir (4857 m.37). Ayrıntı: yıllık izin ve özlük dosyası rehberleri.

Kişisel veriler: aydınlatma ve biyometri yasağı

Giriş-çıkış, konum ve vardiya kayıtları kişisel veridir. Veriler elde edilirken çalışana veri sorumlusunun kimliği, verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile hakları konusunda bilgi verilmelidir (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.10). Aydınlatma, açık rızadan ayrı bir yükümlülüktür.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun 2026/921 sayılı ilke kararıyla mesai takibi amacıyla parmak izi, yüz tanıma, iris ve retina verisi işlemek, açık rıza olsa dahi hukuka aykırı sayıldı; gerekçe ölçülülüktür. Parmak izli bir okuyucu kullanıyorsanız bu soruya “hayır” demeniz gerekir. Ayrıntı: biyometrik mesai takibi yasağı ve KVKK uyumlu personel takibi.

Uyum notunu nasıl okumalı?

Not bir sıralama değil, bir yapılacaklar listesidir. 100 almak işyerinin her konuda uyumlu olduğunu göstermez; yalnız bu on iki soruda uygulamanızın kayıtla desteklendiğini söylediğinizi gösterir. Asıl değer, “hayır” ve “bilmiyorum” dediğiniz soruların altında açılan açıklamalardadır: her biri dayanağını ve ilgili rehberi verir. Sonucu ekran görüntüsüyle saklayın ve birkaç ay sonra aynı testi tekrarlayın; değişen cevaplar ilerlemenizi gösterir.

Bir soruya “evet” demeden önce kendinize şunu sorun: bunu bir denetimde belgeyle gösterebilir miyim? Fazla çalışma onayı imzalı mı, izin kayıt belgesi güncel mi, aydınlatma metni çalışanlara gerçekten verildi mi? Uygulama var ama belge yoksa, dürüst cevap “bilmiyorum”dur.

Eksikleri kayıtla kapatmak

Sorulardaki yükümlülüklerin çoğu bir kayıt düzeni ister. Personel takip sistemimizde giriş-çıkış telefondan konum ya da QR ile veya ortak tablette PIN ile tutulur; biyometri kullanılmaz. Fazla mesai personelin talebiyle başlar ve yetkili onayıyla kesinleşir; işçinin fazla çalışma onayı kayıtlı değilse ya da yıllık 270 saat aşılacaksa onay sistemce kabul edilmez; izin talepleri, onayları ve izin bakiyesi tutulur; puantaj giriş-çıkıştan kendiliğinden oluşur ve onaylanan ay kilitlenir. Ücret hesap pusulası ve bordro mali müşavirinizin işidir; sistem ona bordro girdisini hazırlar. Ayrıntı: personel takip programı. Kâğıtla başlamak isteyenler için ücretsiz şablonlar.

Bu test bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Toplu iş sözleşmesi, işyerine özgü yönetmelikler ve sektör kuralları ek yükümlülükler getirebilir; işyerinize özgü durumlar için iş hukuku avukatınıza ya da mali müşavirinize danışın.