Fazla mesai onay formu: çalışanın yazılı onayı nasıl alınır?

Fazla mesai onay formu nedir?

Fazla mesai onay formu, çalışanın haftalık 45 saati aşan fazla çalışmayı ve sözleşmedeki süreyi aşan fazla sürelerle çalışmayı kabul ettiğini gösteren yazılı belgedir. İş Kanunu fazla çalışma için çalışanın onayını şart koşar (m.41); Fazla Çalışma Yönetmeliği bu onayın yazılı olmasını ister (m.9).

Kanun ve yönetmelik “onay formu” diye bir belge adı ya da biçim öngörmez; zorunlu olan, onayın yazılı olması ve özlük dosyasında saklanmasıdır. Onay bir izin belgesidir: fazla çalışmanın yapılabileceğini gösterir, ne kadar yapıldığını göstermez. Saat hesabı ve zamlı ücret için fazla mesai hesaplama rehberine bakın.

Fazla çalışma onayı ne zaman alınır?

Fazla çalışma onayı, fazla çalışma ihtiyacı olan işverence iş sözleşmesi yapılırken ya da bu ihtiyaç ortaya çıktığında alınır ve çalışanın özlük dosyasında saklanır (Fazla Çalışma Yönetmeliği m.9/2, 2017 değişikliği). Yürürlükteki metinde onayın her yıl yenilenmesi şartı yoktur.

• İşe girişte. İşin niteliği gereği fazla çalışma bekleniyorsa onay iş sözleşmesiyle birlikte ayrı bir yazı olarak alınır. Ayrı ve açık bir yazı, sözleşmenin içine gömülmüş bir cümleden daha kolay ispat edilir.
• İhtiyaç doğduğunda. Önceden onay alınmamış çalışandan, fazla çalışma ihtiyacı ortaya çıktığında, çalışmaya başlamadan önce alınır.
• Eski metinlerdeki “her yıl başında” ifadesi. Bazı kaynaklarda onayın her yıl başında yenilenmesi gerektiği yazar; yürürlükteki m.9’da böyle bir şart bulunmaz. Kaynağın tarihine bakın.

Fazla çalışma ile fazla sürelerle çalışma: onay ikisini de kapsamalı

Yazılı onay iki ayrı çalışma türü için aranır: haftalık 45 saati aşan fazla çalışma ve haftalık süresi sözleşmeyle 45 saatin altında belirlenmiş çalışanın sözleşme süresini aşıp 45 saate kadar yaptığı fazla sürelerle çalışma (FÇY m.3, m.9). Form ikisini birden anmalıdır.

Kaynak: 4857 m.41; Fazla Çalışma Yönetmeliği m.3, m.4, m.6, m.9. Örnek: haftalık 40 saatlik sözleşmeyle çalışan 47 saat çalışırsa 5 saat fazla sürelerle çalışma (%25), 2 saat fazla çalışmadır (%50).

Serbest zaman seçeneği de yazılıdır: çalışan zamlı ücret yerine serbest zaman isterse işverene yazılı başvurur ve hak ettiği serbest zamanı altı ay içinde, iş günleri içinde ve ücretinde kesinti olmadan kullanır; tatil ve izin günlerinde serbest zaman kullandırılamaz (FÇY m.6). Formda bu seçeneğin hatırlatılması, çalışanın tercihini sonradan kayda geçirmeyi kolaylaştırır.

Onay geri alınabilir mi?

Evet. Fazla çalışma yapmak istemeyen çalışan verdiği onayı, otuz gün önceden işverene yazılı bildirmek kaydıyla geri alabilir (Fazla Çalışma Yönetmeliği m.9/2). Bildirimden sonraki otuz gün içinde planlanmış fazla çalışma yapılabilir; sürenin sonunda onay hükümsüz olur.

Örnek. Çalışan 3 Kasım’da onayını geri aldığını yazılı bildirirse, onay 3 Aralık’tan itibaren hükümsüzdür. Bu tarihten sonra planlanan fazla çalışma, zorunlu neden yoksa ancak yeni bir yazılı onayla yaptırılabilir. Geri alma yazısı da onay gibi özlük dosyasında saklanır.

Onay aranmayan hâller: zorunlu ve olağanüstü nedenler

Zorunlu nedenlerle ya da olağanüstü durumlarda yapılan fazla çalışma için çalışanın onayı aranmaz (Fazla Çalışma Yönetmeliği m.9/1). Zorunlu neden, bir arıza ya da arıza ihtimali, makine ve araç için acele işler veya zorlayıcı sebeplerdir (4857 m.42).

• Sınır. Zorunlu nedenle fazla çalışma yalnız işyerinin normal çalışmasını sağlayacak dereceyi aşmamak koşuluyla yaptırılabilir ve çalışana uygun bir dinlenme süresi verilmesi zorunludur (m.42).
• Ücret. Onay aranmaması zamlı ücreti kaldırmaz: zorunlu ve olağanüstü hâllerde yapılan fazla çalışmada da m.41’in ücret hükümleri uygulanır (m.42, m.43).
• Olağanüstü hâl. Seferberlik sırasında yurt savunmasının gereklerini karşılayan işyerlerinde günlük çalışma süresi Cumhurbaşkanınca artırılabilir (m.43).
• Kayıt. “Zorunlu neden” bir istisnadır ve ileride sorgulanır; nedenin ne olduğu, hangi gün ve kaç saat sürdüğü ayrıca yazılmalıdır.

Onay olsa bile fazla çalışma yaptırılamayanlar

Bazı çalışanlara ve bazı işlerde, çalışan onay vermiş olsa bile fazla çalışma yaptırılamaz. Onay formu bu yasakları kaldırmaz; yasak kapsamındaki bir çalışandan alınmış onay hukuken işe yaramaz.

FÇY: İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği. Gece çalışmasının kuralları için gece çalışması rehberimize bakın.

270 saat sınırı onayla aşılabilir mi?

Hayır. Fazla çalışma süresinin toplamı bir yılda 270 saati geçemez (4857 m.41) ve bu sınır işyerine değil çalışanın şahsına ilişkindir (Fazla Çalışma Yönetmeliği m.5). Onay formunda daha yüksek bir sayı yazmak ya da çalışanın “sınırsız” onay vermesi sınırı kaldırmaz.

• Yuvarlama. Fazla çalışma süresinin hesabında yarım saatten az süreler yarım saat, yarım saati aşan süreler bir saat sayılır (FÇY m.5/2). 20 dakikalık bir uzama yarım saat, 40 dakikalık bir uzama bir saat olarak yazılır.
• Kişiye bağlı. Aynı yıl içinde işyeri değiştiren çalışan için de sınır kişiyle birlikte düşünülür; yeni işveren yalnız kendi kayıtlarını görür, bu yüzden toplam en yakın kayıttan izlenmelidir.
• Örnek. Haftada ortalama 6 saat fazla çalışan bir çalışan 45 haftada 270 saate ulaşır: 6 × 45 = 270. Yılın kalan haftalarında fazla çalışma yaptırılamaz.

Onay vermeyen çalışan ne olur?

Onay vermeyen çalışana, zorunlu ve olağanüstü hâller dışında fazla çalışma yaptırılamaz. Fazla çalışma onay olmadan çalışanın sözleşmeden doğan bir borcu hâline gelmez; bu yüzden onay vermemek tek başına iş görme borcunun ihlali sayılmaz.

• Onaysız fazla çalışma. Onay alınmadan fiilen yaptırılmış fazla çalışma, çalışanın zamlı ücret hakkını ortadan kaldırmaz; m.41 zammı çalışılan saate bağlar. Onaysız yaptırmak işverenin yükümlülük ihlalidir ve idari yaptırım konusu olabilir.
• Ayrım yapmamak. Onay vermeyen çalışanı vardiya, prim ya da terfi bakımından olumsuz etkileyen bir uygulama, eşit davranma tartışması doğurur. Fazla çalışmayı onay veren çalışanlar arasında planlayın.
• Geri alma. Onayını geri alan çalışan için otuz günlük süre bitince aynı kural geçerlidir.

Formda neler olmalı?

İyi bir fazla mesai onay formu, kimin, hangi tarihte, hangi tür çalışmaya onay verdiğini ve onayı nasıl geri alabileceğini tek sayfada gösterir. Saat sayısı formda değil, her fazla çalışmanın ayrı kaydında tutulur.

• Çalışanın adı soyadı, görevi ve işe giriş tarihi
• Onayın kapsamı: fazla çalışma (45 saat üstü) ve fazla sürelerle çalışma (sözleşmedeki süre ile 45 saat arası)
• Yıllık 270 saat sınırının ve zamlı ücret ya da serbest zaman seçeneğinin hatırlatılması
• Onay tarihi ve çalışanın imzası
• Geri alma hakkı: otuz gün önceden yazılı bildirim
• Geri alma bölümü: geri alma tarihi ve hükümsüzlük tarihi

Doldurup kullanabileceğiniz şablonlar için ücretsiz şablonlar sayfamıza bakın.

Onay sürecini adım adım kurmak

Onay süreci beş adımda kurulur: kimden onay gerektiğini belirlemek, yasak kapsamındakileri ayırmak, onayı yazılı almak, geri almayı izlemek ve her fazla çalışmayı onay kaydıyla karşılaştırmak. Kurulduktan sonra iş, yeni çalışan geldiğinde ve onay geri alındığında güncellemekten ibarettir.

• 1. Kimin fazla çalışabileceğini belirleyin. Fazla çalışma ihtiyacı olan birim ve görevleri listeleyin.
• 2. Yasak kapsamını ayırın. 18 yaş altı, kısmi süreli, gebe ve emziren çalışanlar ile sağlık raporu olanlar listeden çıkar (FÇY m.8).
• 3. Onayı yazılı alın. İşe girişte ya da ihtiyaç doğduğunda, ayrı bir belgeyle; nüshası özlük dosyasına girer.
• 4. Geri almayı izleyin. Geri alma bildiriminin tarihini ve otuz günün bittiği tarihi kaydedin.
• 5. Her fazla çalışmayı onayla karşılaştırın. Fazla mesai planlanırken çalışanın geçerli onayı ve yıllık 270 saatten kalan süresi kontrol edilir.

İspat: onay formu tek başına yetmez

Bir uyuşmazlıkta onay formu fazla çalışmanın yaptırılabileceğini kanıtlar; kaç saat yapıldığını kanıtlamaz. İşveren fazla çalışma yaptırdığı çalışanın bu saatlerini gösteren bir belge düzenlemek ve imzalı bir nüshasını özlük dosyasında saklamak zorundadır (Fazla Çalışma Yönetmeliği m.10).

• Üç belge birlikte. Yazılı onay (m.9) · fazla çalışma saatlerini gösteren imzalı belge (m.10) · ücretin bordroda ve ücret hesap pusulasında açıkça gösterilmesi (m.10). Biri eksikse zincir kopar.
• Özlük dosyası. İşveren kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belgeleri özlük dosyasında saklar ve istendiğinde yetkililere gösterir (4857 m.75).
• Ödeme. Fazla çalışma ücretleri normal çalışma ücretleriyle birlikte ödenir (FÇY m.10).

Personel takip sistemimizde personelin fazla çalışma onayı kayıtlı değilse fazla mesai onaylanamaz (zorunlu neden hâli hariç); onayı vermek ya da geri çekmek kayıt altındadır. Fazla mesai personelin kendi telefonundan ve açık mesai kaydına bağlı talebiyle başlar, kimse kendi talebini onaylayamaz; yıllık 270 saati aşacak bir onay sistemce kabul edilmez. Her onay kim · ne zaman bilgisiyle kayda geçer. Ayrıntı: personel takip programı.

Bu rehber bilgi amaçlıdır, hukuki ya da mali müşavirlik tavsiyesi değildir. Toplu iş sözleşmesi ve iş sözleşmeniz daha lehe hükümler içerebilir.