Puantaj nasıl hazırlanır? Adım adım aylık puantaj

Puantaj nedir, bordrodan farkı ne?

Puantaj, her çalışanın ay içindeki her gününün ne olduğunu gösteren cetveldir: çalıştı mı, izinli miydi, raporlu muydu, hafta tatilinde miydi; çalıştıysa kaç saat ve bunun ne kadarı fazla mesaiydi. Bordro ise bu cetvelin ücrete, vergiye ve SGK primine çevrilmiş hâlidir ve genellikle mali müşavirin programında hazırlanır.

Kanunda “puantaj” adıyla zorunlu bir belge biçimi yoktur; ama ücretin, fazla çalışmanın ve izinlerin doğru hesaplandığını gösteren şey bu kayıttır. Uygulamada çalışana imzalatılan puantaj, uyuşmazlıkta sık başvurulan bir delildir.

Başlamadan önce: kuralları yazın

Aynı giriş-çıkış listesi, farklı kurallarla farklı puantaj üretir. Bu yüzden ilk iş, bugün bir kişinin kafasında duran kuralları yazıya dökmektir:

• Haftalık çalışma süresi kaç saat? (4857 m.63’e göre en çok 45 saat.) Kısmi süreli çalışanların sözleşmeli süresi ne?
• Geç kalma toleransı kaç dakika ve toleransı aşan gecikme nasıl yansıyor?
• Ara dinlenme süresi ne kadar? (m.68 asgariyi belirler; ara dinlenme çalışma süresinden sayılmaz.)
• Hafta tatili hangi gün? Genel tatillerde işyeri açık mı?
• Fazla mesai önceden onaylanıyor mu, yoksa sonradan mı yazılıyor?

Puantajda kullanılan kodlar

Her günün bir koda dönüşmesi puantajı okunur kılar. Kodlar işyerine göre değişir; aşağıdakiler yaygın kullanılan bir örnektir, zorunlu bir standart değildir.

Adım adım aylık puantaj

• 1. Giriş-çıkışları toplayın. Kayıt hangi yoldan geliyorsa (kart, imza listesi, telefon) ayın tamamını tek listede birleştirin.
• 2. Açık kayıtları kapatın. Çıkışı olmayan günleri bulun; gerçek saati yöneticiyle teyit edin ve kimin düzelttiğini not edin.
• 3. İzin ve raporları işleyin. Onaylı izin formlarını ve raporları günlere yerleştirin; izin bakiyesini güncelleyin.
• 4. Net süreyi bulun. Her gün için brüt süreden ara dinlenmeyi düşün.
• 5. Fazla mesaiyi ayırın. Haftalık toplamı sözleşmeli süre ve 45 saatle karşılaştırın; fazla sürelerle çalışmayı (%25) ve fazla çalışmayı (%50) ayrı sütunda tutun. Gece çalışmasını da ayrı işaretleyin.
• 6. Tatil çalışmalarını işaretleyin. Hafta tatili ve genel tatilde yapılan çalışma ayrı kalemdir.
• 7. Kontrol edin ve onaylayın. Bir önceki ayla karşılaştırın; olağandışı farkı sorun. Onaylanan puantajı değiştirmeyin; düzeltme gerekiyorsa iz bırakarak yapın.
• 8. Müşavire gönderin. Onaylı puantajı her ay aynı biçimde gönderin; biçim değişirse aktarım hatası başlar.

En sık yapılan beş hata

• Haftalık değil günlük bakmak. Fazla çalışma kanunda haftalık 45 saati aşan çalışmadır (m.41); bir günün uzun olması tek başına fazla mesai demek değildir.
• Ara dinlenmeyi çalışma saymak. m.68’e göre ara dinlenme çalışma süresinden sayılmaz.
• Fazla sürelerle çalışmayı fazla çalışmaya karıştırmak. Sözleşmesi 45 saatin altında olan çalışanın 45’e kadarki fazlası %25 zamlıdır ve yıllık 270 saatlik sınıra sayılmaz.
• Unutulan çıkışı tahminle kapatmak. Tahmin edilen saat, kimin tahmin ettiği yazılmazsa sonradan savunulamaz.
• Onaylanmış ayı sessizce değiştirmek. Bordroya gitmiş bir rakamın değişmesi, iki belgenin birbirini tutmaması demektir.

Bu adımların çoğu bir programla kendiliğinden yapılır; ama programın doğru sonuç vermesi yine birinci adımdaki kuralların doğru tanımlanmasına bağlıdır. Fazla mesainin hesap ayrıntısı için fazla mesai hesaplama rehberine bakın.