Puantaj maliyeti hesaplama: elle puantaj maliyeti ve yazılımla karşılaştırma

Elle puantajın maliyeti nasıl hesaplanır?

Elle puantajın doğrudan maliyeti, puantaja ayda harcanan toplam saat × o işi yapanın saatlik iş gücü maliyeti ile bulunur; yıllık karşılığı bunun 12 katıdır. Hesap basittir; zor olan, saati dürüst ölçmektir. Puantaj yalnız ay sonundaki çizelge doldurma değildir: giriş-çıkışları toplamak, eksikleri sormak, molaları düşmek, fazla çalışmayı ayırmak, izinleri işlemek, itirazları düzeltmek ve müşavire göndermek de bu işin parçasıdır.

Örnek değerler yalnız hesabın nasıl kurulduğunu göstermek içindir; ortalama ya da tipik bir işyerini temsil etmez. Kendi ölçümünüzü girin.

Puantaja harcanan saati nasıl ölçersiniz?

En güvenilir yol bir ay boyunca ölçmektir, tahmin etmek değil. Puantajla uğraşan herkes, işe ayırdığı süreyi gün gün bir kenara yazar. Ay sonunda toplanan rakam, araca girilecek saattir. Ölçerken şu adımları ayrı ayrı sayın:

• Toplama: kâğıt çizelgeleri, kart okuyucu dökümlerini ya da mesaj grubundaki “geldim” bildirimlerini bir araya getirmek.
• İşleme: her günü çizelgeye ya da tabloya geçirmek, molayı düşmek, gece yarısını geçen vardiyayı doğru güne yazmak.
• Kontrol: eksik imza, unutulan çıkış, çakışan izin ve rapor günlerini bulup çalışana sormak.
• Ayrıştırma: fazla çalışma, fazla sürelerle çalışma, hafta tatili ve genel tatil çalışmasını ayrı kalemlere bölmek.
• Teslim ve düzeltme: müşavire göndermek, gelen soruları cevaplamak, bordro sonrası itirazları düzeltmek.

Puantajı birden fazla kişi hazırlıyorsa (şube sorumlusu, ön muhasebe, insan kaynakları) her birinin süresini ayrı ölçün ve toplayın. Saatlik maliyetleri farklıysa araca ağırlıklı ortalamayı yazın ya da hesabı kişi başına ayrı ayrı yapın.

Saatlik iş gücü maliyeti nasıl bulunur?

Saatlik maliyet, işi yapan kişinin işverene toplam aylık maliyetinin çalışılan saate bölünmesidir. Toplam maliyete brüt ücretin yanında işveren payları ve düzenli yan ödemeler de girer; doğru rakamı bordronuz ya da mali müşaviriniz verir. Aylık tutarı saate çevirirken Türkiye’de yerleşik bordro uygulaması 225 saate bölmektir (30 gün × 7,5 saat); 4857 sayılı İş Kanunu’nda yazmaz ama saatlik ücret hesaplarında yaygın biçimde kullanılır. Ayrıntı: saatlik ücret hesaplama.

Bu maliyet, puantaj saatinin başka bir işe ayrılabilecek zaman olduğunu varsayar. Puantajı hazırlayan kişi o saatlerde başka bir iş yapamıyor ya da fazla çalışıyorsa gerçek maliyet daha yüksektir; işi dışarıya ücretle yaptırıyorsanız saatlik maliyet yerine o ücretin saate düşen karşılığını yazın.

Ürün fiyatıyla karşılaştırma nasıl okunur?

Araç, girdiğiniz çalışan sayısı için personel takip ürünümüzün kişi başı, dilimli fiyatını hesaplar: her çalışan kendi diliminin fiyatından ödenir ve tutarlar KDV hariçtir. Fiyat bu sayfaya elle yazılmaz; ürün sayfasındaki fiyat tablosundan okunur. O tablo da faturayı üreten hesapla düzenli olarak karşılaştırılır; yani araçta gördüğünüz fiyat, faturada göreceğiniz fiyattır.

Sonuçtaki en kullanışlı satır “denk saat”tir: ürünün aylık bedelinin, puantajı hazırlayan kişinin kaç saatlik emeğine karşılık geldiği. Bugün puantaja bundan fazla saat harcanıyorsa yazılım doğrudan iş gücü hesabında bile kendini öder; daha azsa karar, hatanın ve uyuşmazlığın maliyetine kalır.

Karşılaştırma bilinçli olarak eksik bir şey bırakır: yazılım puantaj süresini sıfıra indirmez. Kayıtlar kendiliğinden oluşur ama ay sonunda birinin kontrol etmesi ve onaylaması gerekir. Bu yüzden araç “şu kadar tasarruf edersiniz” demez; iki tutarı ve denk saati gösterir, kararı size bırakır.

Saatin dışında kalan maliyet: hata ve kayıt eksikliği

Elle puantajın asıl pahalı tarafı çoğu zaman saat değil, hatadır. En sık hatalar molanın düşülmemesi, gece yarısını geçen vardiyanın yanlış güne yazılması ve fazla çalışmanın haftalık değil günlük sayılmasıdır. Hata ya fazla ödeme olarak işverene ya eksik ödeme olarak çalışana yansır; ikincisi ileride alacak davasına dönüşebilir.

Kayıt yükümlülükleri de maliyetin parçasıdır. İşveren, fazla çalışma yaptırdığı işçilerin bu saatlerini gösteren belgeyi düzenlemek ve imzalı bir nüshasını özlük dosyasında saklamak zorundadır (Fazla Çalışma Yönetmeliği m.10); fazla çalışmanın yıllık toplamı 270 saati geçemez (4857 m.41). Elle tutulan çizelgede bu toplamı kişi kişi izlemek ayrı bir iştir. Ayrıntı: fazla mesai hesaplama.

Yazılımın puantaj işinde değiştirdiği adımlar

Personel takip sistemimizde giriş-çıkış telefondan konum ya da QR ile veya kapıdaki ortak tablette PIN ile kaydedilir; parmak izi ya da yüz tanıma kullanılmaz. Puantaj bu kayıtlardan kendiliğinden oluşur: çalışılan gün ve saat, geç kalma, izin türleri, fazla mesai, hafta tatili ve gece çalışması ayrı kalemlerdir. Ay sonunda puantaj onaylanır, ay kilitlenir ve mali müşavirinize CSV ve PDF olarak gider. Yukarıdaki beş adımdan toplama, işleme ve ayrıştırma bu yüzden elle yapılmaz; kontrol ve onay sizde kalır. Ayrıntı: puantaj programı.

Henüz yazılıma geçmeyecekseniz ölçüme ücretsiz Excel çizelgesiyle başlayabilirsiniz: ücretsiz puantaj ve vardiya şablonları. Puantajın adım adım nasıl hazırlandığı için puantaj rehberine bakın.

Araçlar bilgi amaçlıdır, hukuki ya da mali müşavirlik tavsiyesi değildir. Toplu iş sözleşmesi ve iş sözleşmeniz daha lehe hükümler içerebilir.