Eksik gün nedenleri: SGK eksik gün kodları, belgeleri ve puantajdan bildirime geçiş

Eksik gün nedir?

Eksik gün, sigortalının ay içinde çalıştırılmadığı ve ücret ödenmediği günlerdir. İşveren bu günlerin sayısını ve nedenini ilgili aya ait muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle (eski adıyla aylık prim ve hizmet belgesi) beyan eder (5510 m.86/4). Neden bildirilmeden düşük gün bildirmek, SGK’nın gözünde açıklanmamış bir eksikliktir.

Ay boyunca tam çalışan ve ücretini alan sigortalının prim ödeme gün sayısı, ayın kaç gün çektiğine bakılmaksızın 30 gün bildirilir (Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği m.100/2). Eksik gün olan ayda gün sayısı, aydaki gün sayısından ücret almaya hak kazanılmamış gün sayısı çıkarılarak bulunur (m.100/3).

Eksik gün kavramı ücretle bağlıdır, devamla değil: ücretli yıllık izinde ya da ücretli mazeret izninde çalışan işyerinde değildir ama eksik günü yoktur. Tersine, işyerine gelmediği ve ücret almadığı her gün, nedeni ne olursa olsun, bir neden koduyla açıklanmak zorundadır.

Eksik gün nedenleri nelerdir?

Eksik gün nedenleri, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin saydığı belgelerle örtüşür: istirahat raporu, ücretsiz izin, disiplin cezası, gözaltı ve tutukluluk, kısmi süreli çalışma, imzalı puantaj kayıtları, grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afet, devamsızlık, sözleşmenin feshedildiği gün çalışılmaması, kısa çalışma ve yarım çalışma ödeneği (m.102/13).

Hangi nedenin hangi kodla bildirileceğini Kurum belirler ve değiştirebilir (m.25/1). Kodlar bu yüzden kanunda ya da yönetmelikte değil, SGK’nın duyurularında ve e-Bildirge ekranlarında yer alır.

SGK eksik gün kodları

Aşağıdaki tablo, SGK’nın kendi yayınlarında numarası ve adıyla geçtiğini doğruladığımız kodlardır. Liste tam değildir: SGK yayınında göremediğimiz kodları (ör. disiplin cezası ve “diğer” nedenler) numara uydurmamak için yazmadık; beyanname ekranındaki güncel liste esastır.

Kaynak: SGK e-Bildirge V2 uygulama sayfası, SGK 20.11.2023 tarihli duyurusu (07), SGK ev hizmetleri bildirgesi açıklamaları (12, 15) ve SGK genel sağlık sigortası duyurusu (06, 17). “Ne zaman” sütunu açıklayıcıdır, kodun resmî tanımı değildir.

28 ve 29 bugünün kodu değildir. Bu kodlar 4857 sayılı Kanun’un geçici 10. maddesindeki pandemi dönemi ücretsiz iznine bağlıdır; madde, sürelerin uzatılmasına en geç 30 Haziran 2021’e kadar izin verir. Bugünkü bir ay için ücretsiz izin “21 – Diğer ücretsiz izin” ile bildirilir.

07 – Puantaj kayıtları kodu ne zaman seçilir?

07 kodu, eksik çalışmanın sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtlarıyla belgelendiği hâller içindir (SSİY m.102/13-e). Ay içinde hiç çalışmayan ve 0 gün, 0 kazançla bildirilen sigortalı için SGK bu kodun seçilmesini 20.11.2023’ten itibaren engellemiştir.

Kısmi süreli çalışan için doğru yol çoğunlukla 06 – Kısmi istihdam kodudur ve yazılı iş sözleşmesi belgedir. İş sözleşmesi saat ücreti karşılığı yapılmış kısmi süreli çalışanın gün sayısı, ay içinde çalıştığı toplam sürenin 7,5 saate bölünmesiyle bulunur; 7,5 saatin altında kalan çalışma 1 güne tamamlanır (SSİY m.101/3). Ayrıntı: kısmi süreli çalışma rehberi.

Eksik gün belgeleri SGK’ya verilir mi?

Hayır. Eksik çalışmaya ilişkin belgeler ilgili ayda düzenlenir ama Kuruma verilmez; işveren bunları 5510 m.86/2’deki süreyle, yani ilgili yılı takip eden yıl başından itibaren on yıl saklar (SSİY m.102/13). Beyannamede nedenin belirtilmesi yeterlidir.

• İbraz süresi on beş gündür. Kurum belgeleri isterse on beş gün içinde verilmesi zorunludur.
• Verilmeyen ya da usule uygun olmayan belge geçersiz sayılır ve otuz günden az bildirilen süreler için belge Kurumca resen düzenlenip primler tahsil edilir (5510 m.86/5).
• Eski form kalktı. Belgelerin Kuruma verilmesi Mart 2018 döneminden itibaren kaldırıldı (SGK duyurusu, 17.04.2018); yönetmelikteki Ek-10 “Eksik Gün Bildirim Formu” 18.08.2021’de mülga edildi.

Devamsızlığın belgesi uygulamada tutanaktır; nasıl tutulduğunu devamsızlık rehberinde anlattık.

Puantajdan eksik güne nasıl geçilir?

Doğru eksik gün bildiriminin kaynağı puantajdır: her günün “çalıştı, izinli, raporlu, ücretsiz izinli, devamsız” olarak işaretlendiği aylık çizelge. Beyannameyi mali müşavir verse bile, kodu doğru seçebilmesi için elindeki tek veri budur.

• 1. Günleri sınıflandırın. Ücretli günler (çalışılan gün, hafta tatili, ücretli izin, genel tatil) ile ücretsiz günleri ayırın; yalnız ücretsiz günler eksik gündür.
• 2. Her ücretsiz güne neden yazın. Rapor, ücretsiz izin, devamsızlık ayrı tutulur; nedeni belli olmayan gün bildirime geçmez.
• 3. Belgeyi aynı ay toplayın. İmzalı izin belgesi, rapor ya da tutanak o ay düzenlenir; sonradan toplanan belge tartışmaya açıktır.
• 4. Kodu seçin. Tek neden varsa onun kodu; aynı ayda birden fazla neden varsa “12 – Birden fazla”.
• 5. Gün sayısını kontrol edin. 30 eksi ücretsiz gün sayısı; ay içinde işe giriş ya da çıkış varsa SSİY m.100/2–3’teki kural uygulanır.

Örnek 1 — tek neden. Aylık ücretli bir çalışan Kasım ayında (30 gün) 3 gün ücretsiz izin kullandı ve imzalı izin belgesi var. Prim ödeme gün sayısı 30 − 3 = 27, eksik gün 3, neden “21 – Diğer ücretsiz izin”.

Örnek 2 — karışık ay. Aynı çalışan ertesi ay 2 gün işveren ücret ödemeden raporlu, 1 gün mazeretsiz devamsız. Eksik gün 3, gün sayısı 27, neden “12 – Birden fazla”; saklanacak belgeler rapor ve devamsızlık tutanağıdır. Karışık ay, en sık hata yapılan aydır: rapor ve devamsızlık ayrı ayrı belgelenmeden tek bir kodla geçilir.

Örnek 3 — raporlu ama ücret ödenen gün. İşveren raporlu günler için ücret ya da geçici iş göremezlik ödeneğiyle arasındaki farkı ödüyorsa bu ödeme prime tabidir ve prim ödeme gün sayısı ücret alınan günler dikkate alınarak hesaplanır (SSİY m.100/4). Raporlu her gün otomatik olarak eksik gün değildir; belirleyici olan ücret ödenip ödenmediğidir.

Ay içinde işe giriş ya da çıkış varsa

Ay içinde işe alınan sigortalının gün sayısı, işe başladığı tarih ile ayın kalan günleri kadar; işten ayrılan sigortalınınki ise o ayda çalıştığı gün sayısı kadar bildirilir (SSİY m.100/2). Bu günler eksik gün değildir: sigortalı o günlerde zaten işveren nezdinde değildi.

Örnek. 10 Kasım’da işe başlayan çalışanın Kasım gün sayısı 10–30 Kasım arası, yani 21 gündür. Aynı ay 2 gün ücretsiz izin de kullanırsa gün sayısı 21 − 2 = 19 olur ve yalnız bu 2 gün nedeniyle birlikte eksik gün olarak beyan edilir (m.100/3). İşe başlanan ayda hafta tatili ücretine hak kazanılıp kazanılmadığı da gün sayısına etki eder (m.100/5).

Yanlış ya da eksik bildirimin sonucu

Eksik gün nedenini ve sayısını beyan etmek işverenin yükümlülüğüdür; yerine getirilmezse 5510 sayılı Kanun’un 102. maddesine göre idari yaptırım uygulanır (5510 m.86). Belge istendiğinde verilemezse otuz günden az bildirilen süreler için Kurum belgeyi resen düzenler ve primi tahsil eder (m.86/5); yani belgelenemeyen eksik gün, işveren açısından ödenmemiş prime dönüşür.

Çalışan açısından sonuç da önemlidir: yanlış bildirilen gün, sigortalının prim gün sayısını eksik gösterir. Belgesi verilmeyen ya da çalıştığı Kurumca tespit edilemeyen sigortalı, çalıştığını hizmetin geçtiği yılın sonundan başlayarak beş yıl içinde iş mahkemesine başvurarak ispatlayabilir (m.86). Doğru puantaj, iki tarafı da bu uyuşmazlıktan korur.

Hafta tatili eksik güne etkiler mi?

Etkileyebilir. Hafta tatili ücreti, tatil gününden önce 63. maddeye göre belirlenen iş günlerinde çalışılmış olması koşuluyla hak edilir (4857 m.46). Bir haftanın iş günlerinin tamamında mazeretsiz devamsızlık varsa, o haftanın tatil gününün ücretli sayılıp sayılmayacağı ayrıca değerlendirilir; bu da eksik gün sayısını değiştirebilir. Bu değerlendirmeyi kod seçmeden önce, puantajda yapın.

Hafta tatili ücretinin hesabı için tatil ücreti rehberine, aylık çizelgenin tamamı için puantaj nedir rehberine bakabilirsiniz.

Puantajı eksik gün bildirimine hazır tutmak

Puantaj programımızda giriş-çıkış kayıtlarından aylık puantaj otomatik oluşur; izinli, raporlu ve eksik çalışılan günler ayrı ayrı sayılır, onaylanan izin puantaja kendiliğinden işler. Rapor gibi belgeler izin talebine eklenir. Onaylanan ay kilitlenir, puantaj PDF, CSV ve Excel olarak, mali müşavir paketi CSV ve PDF olarak alınır. Beyannameyi ve eksik gün kodunu mali müşaviriniz belirler; sistem ona nedeniyle ayrılmış gün sayısını verir. Ayrıntı: puantaj programı.

Bu rehber bilgi amaçlıdır, hukuki ya da mali müşavirlik tavsiyesi değildir. Toplu iş sözleşmesi ve iş sözleşmeniz daha lehe hükümler içerebilir.